Экономика постепенно восстанавливается после спада и руководители компаний ставят перед собой большие цели, связанные с развитием бизнеса. Не секрет, что ключ к взятию новых высот — выполнение стратегических проектов в срок и в рамках бюджета, а для этого их нужно обеспечить необходимыми ресурсами. Но найти и удержать лучшие кадры на «горячем» рынке труда очень трудно.
Чтобы не допустить выгорания сотрудников, снизить риск оттока кадров и при этом не потерять стратегические проекты, руководителям групп нужно точно планировать потребности в ресурсах для всего портфеля проектов. При этом также важно поддерживать потенциал организации для реализации новых инициатив.
Если текущие приоритеты и дополнительные потребности организации недостаточно хорошо видны на уровне руководителей команд, эффективно планировать ресурсы невозможно — и это приводит к напрасным трудозатратам и потерям времени. Но теперь существует простой способ быстрого планирования проектов, который обеспечивает видение имеющихся ресурсов и спроса на них — мы рады представить Wrike Resource Bookings. Это революция в прогнозировании проектов!
Что такое Wrike Resource Bookings
Wrike Resource Bookings позволяет вам создавать и хранить оценку необходимых ресурсов для проектов. Мера оценки ресурсов — время, которое, по вашему мнению, потребуется пользователю или сотруднику для выполнения задачи. Оно может отличаться от времени, в течение которого назначенный сотрудник должен выполнить задание.
Почему планирование ресурсов важно для успеха бизнеса
Точное планирование ресурсов жизненно важно для своевременного выполнения проектов. Если начать проект без достаточных ресурсов или в условиях дефицита нужных ресурсов, неминуемы дорогостоящие задержки и невыполнение бизнес-целей. Для компаний, оказывающих профессиональные услуги, проекты, выполняемые в условиях нехватки ресурсов, становятся причиной чрезмерных затрат и разрыва отношений с клиентами.
Для того, чтобы успешно реализовывать проекты и достигать нужных бизнес-результатов, при этом повышая благополучие сотрудников, планирование ресурсов должно быть включено в процесс прогнозирования проектов. Wrike Resource Bookings позволяет учитывать приоритеты проектов, доступность и предстоящую загрузку ресурсов при их планировании и распределении ресурсы.
Представляем Wrike Resource Bookings
Wrike Resource Bookings позволяет руководителям проектов, не создавая подробный рабочий план или структуру разбивки работ, быстро оценивать, сколько часов потребуется от определенного пользователя или исполнителя для работы в проекте. Полученные данные позволяют руководителям проектов и руководителям команд распределять имеющиеся ресурсы между приоритетными проектами, обеспечивая выполнение проектов и сбалансированную рабочую нагрузку сотрудников.
Wrike Resource Bookings также позволяет руководителям команд и проектных офисов создавать более эффективные процессы прогнозирования проектов, планировать в проектные ресурсы в горизонте квартал и оценивать сценарии планирования, прежде чем поручать работу членам команды. Они могут определять приоритетность проектов, сопоставлять потребности в ресурсах с фактическими ресурсами и делегировать работу с учетом квалификации и возможностей. Wrike Resource Bookings позволяет проще оценивать, планировать и распределять ресурсы по всему проектному портфелю.
Как это работает
Начиная планировать новый проект в Wrike, руководитель проекта использует представление «Ресурсы» Wrike, чтобы быстро решить, какие задачи необходимо выполнить и какого рода ресурсы для этого потребуются. Чтобы оценить, сколько часов займет каждая задача, менеджер проекта резервирует время каждого ресурса без фактического назначения работы.
Всякий раз, когда менеджер проекта резервирует время определенного ресурса в Wrike, оно отображается как требуемое время для этого ресурса на диаграмме рабочей нагрузки менеджера команды. Это позволяет менеджерам команды сравнить, сколько часов запрошено у сотрудника или исполнителя и сколько осталось свободного времени у каждого участника команды. Если у сотрудника достаточно свободного времени для работы, менеджер команды может поручить ему в проекте. Если возможна перегрузка ресурса, руководитель проекта и руководитель команды должны обсудить альтернативы.
Wrike Resource Bookings также позволяет планировать краткосрочные и среднесрочные потребности в ресурсах для предстоящих проектов. Создавая различные сценарии резервирования ресурсов, руководители проектных офисов и подразделений могут визуализировать различные сценарии распределения ресурсов по всем проектам и выбрать тот, который наиболее соответствует стратегическим целям организации и требованиям к ресурсам
Закрыв проекты, менеджеры проектов могут сравнить предполагаемые и фактически затраты времени, чтобы оптимизировать прогнозирование будущих проектов.
Пять примеров использования Wrike Resource Bookings
Wrike Resource Bookings позволяет оценивать, сколько времени каждый исполнитель должен посвятить предстоящим проектам. Ниже мы приводим пять примеров использования этой функциональности.
1. Планирование ресурсов
Система позволяет получить представление об объеме ресурсов, необходимом для выполнения всех работ вашей организации в ближайшие три-шесть месяцев. Если ресурсов не хватает, проектному офису придется пересмотреть приоритетность одних проектов и сроки выполнения других. В приложении Wrike можно видеть, сколько часов доступно для каждого исполнителя и какой объем работ необходимо выполнить.
2. Планирование спроса
Важно хорошо видеть, насколько востребованы ресурсы вашей команды в следующем квартале. Если определенные ресурсы востребованы постоянно, руководитель вашего проектного офиса или департамента может попросить вас нанять больше специалистов, чтобы увеличить ресурс команды. Руководитель проектного офиса использует функцию резервирования Wrike, чтобы оценить, сколько времени все пользователи и исполнители должны потратить на предстоящие проекты.
Диаграммы рабочей нагрузки команды показывают количество запрошенных и фактически доступных часов. Если спрос на ресурсы слишком большой, руководители подразделений совместно пересматривают приоритетность проектов на предстоящий квартал.
3. Запросы на ресурсы
Более наглядное представление о спросе на ресурсы и рабочих нагрузках позволяет руководителям групп с уверенностью утверждать запросы на ресурсы, зная, что сотрудники не будут перегружены. Используя Wrike Resource Bookings, менеджер проекта резервирует время исполнителя на проект. Руководитель команды видит в диаграмме рабочей нагрузки количество запрошенных и фактически доступных часов. Если у ресурса достаточно свободного времени, руководитель команды назначает его на проект непосредственно из графика рабочей нагрузки.
4. Прогнозирование ресурсов проектного портфеля, программы и проекта
Проектные офисы обязаны обеспечивать достаточное количество ресурсов для стратегических проектов с наивысшим приоритетом, чтобы не сорвать сроки выполнения. Для этого проектный офис резервирует ресурсы, чтобы оценить, сколько времени все пользователи и исполнители должны потратить на предстоящие проекты. Представление «Ресурсы» позволяет проектному офису видеть картину резервирования всех ресурсов на уровне проектного портфеля, программы или проекта. Если спрос на ресурсы в горизонте квартала слишком высокий, проектный офис перераспределяет ресурсы и пересматривает график проектов, чтобы обеспечить выполнение наиболее приоритетных работ.
5. Оптимизация планирования
Wrike Resource Bookings позволяет менеджерам проектов повысить точность оценки ресурсов, чтобы оптимизировать прогнозирование и планирование будущих проектов. Проектный офис резервирует ресурсы, чтобы оценить, сколько времени пользователь или исполнители должны потратить на предстоящий проект. По ходу реализации проекта пользователи отслеживают время, затрачиваемое на выполнение работ. После выполнения проекта проектный офис создает отчет для сравнения зарезервированного и фактически затраченного времени, чтобы увидеть, насколько точным был прогноз времени.
Оптимизируйте распределение ресурсов
Растущее число проектов не должно мешать точному распределению ресурсов. Как руководитель команды, вы должны координировать множество сложных задач для успешного выполнения проектов. Мы хотим, чтобы распределение ресурсов давалось вам как можно проще!
Текущим пользователям Wrike Pinnacle уже доступна функциональность Resource Bookings. Если у вас нет тарифного плана Pinnacle, пожалуйста, свяжитесь с менеджером по работе с клиентами, чтобы узнать подробности. Переходите на Wrike Pinnacle и начинайте использовать Resource Bookings для упрощения планирования ресурсов программы уже сегодня!
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
