Для реализации проектов нужно 5 групп процессов — подготовка, планирование, выполнение, контроль и завершение. Эти этапы также известны как группы процессов PMBOK (Project Management Body of Knowledge, «Свод знаний по управлению проектами»). Несмотря на свое широкое распространение, эта форма управления процессами часто может вызывать проблемы у руководителей и сотрудников, незнакомых с классическим управлением проектами.
Представляем обзор групп процессов и способах их успешного внедрения в рамках ваших проектов.
Группы процессов и области знаний PMBOK. Введение
Институт управления проектами (PMI) разработал PMBOK («Свод знаний по управлению проектами»). В него включены руководства, рекомендованные практики, стандартные принципы и общая терминология для управления проектами.
Все содержание этого документа изначально было собрано в книге «Руководство к своду знаний по управлению проектами» (Руководство PMBOK) еще в 1996 году. Шестое издание этого руководства было выпущено в 2017 году, а седьмое издание ожидается в 2023.
Руководство PMBOK подразумевает процессно-ориентированный подход к управлению проектами. Вся деятельность по управлению проектами подразделяется на 49 процессов, сгруппированных по группам процессов и областям знаний PMBOK.
Группы процессов – то, что вам нужно сделать, а области знаний – то, что вам нужно знать. Они представлены в виде матрицы с 49 отдельными процессами. Каждый из 49 процессов входит в одну область знаний и одну группу процессов.
Какие существуют группы процессов PMBOK?
Существуют 5 групп процессов PMBOK:
- Группа процессов «Подготовка»: процессы, необходимые для запуска нового проекта или новой фазы проекта.
- Группа процессов «Планирование»: процессы, связанные с определением и планированием объема проекта, а также планированием способов его реализации.
- Группа процессов «Выполнение»: процессы, непосредственно связанные с осуществлением мероприятий и выполнением задач проекта.
- Группа процессов «Контроль»: процессы, связанные с отслеживанием, мониторингом, отчетностью и контролированием хода работы над проектом.
- Группа процессов «Завершение»: процессы, необходимые для окончательного завершения и сдачи проекта или фазы проекта.
Подготовка
Группа процессов «Подготовка» обычно предполагает, что проект официально одобрен и назначен менеджеру проектов. В группу входят два основных процесса: разработка устава проекта и определение участников проекта.
Ожидается два результата в этой группе процессов: составленный устав проекта и список участников проекта. В списке участников проекта перечисляются непосредственно сами участники, их предполагаемый вклад в работу над проектом и предпочтения в отношении частоты и формы коммуникации.
Устав проекта должен включать экономическое обоснование для работы над проектом (зачем его нужно сделать), а также детальный обзор объема работ, будущих результатов и целей проекта.
Обычно в уставе проекта также указываются:
- Необходимые ресурсы;
- Ключевые участники проекта;
- Временные рамки с ключевыми вехами;
- Детальная смета;
- Известные риски, проблемы и зависимости.
Планирование
Группа «Планирование» – самая большая из пяти групп, в нее входят 24 процесса. Эта группа разработана для подробного планирования всей работы над проектом: от объема, графика и бюджета до способов управления ключевыми участниками. Главный результат этапа планирования – план управления проектом (PMP).
PMP больших проектов может состоять из подпланов для подробного описания важных областей: планирования проекта и управления качеством. В небольших проектах процессы могут описываться в отдельных подразделах или дополняться приложением.
PMP – это «живой» документ, который обновляется и уточняется на протяжении всего проекта по мере внесения изменений.
Выполнение
В группе «Выполнение» происходит больше всего действий по проекту. Именно на этом этапе тратится большая часть бюджета и создаются будущие результаты работы по проекту.
В эту группу входят 10 процессов управления проектами. В основном они сосредоточены на мероприятиях и задачах, направленных на обеспечение беспрерывного хода работ, налаженного взаимодействия, своевременного реагирования на риски и вовлечения участников проекта.
Самая важная задача менеджера проектов на данном этапе – направлять и управлять работой и знаниями по проекту (документировать требования, вести протоколы совещаний, извлекать уроки). В зону ответственности менеджера проектов также входит получение ресурсов проекта, разработка и управление проектной командой и выстраивание взаимодействия.
Контроль
Группа процессов «Контроль» – вторая по величине группа, в нее включены 12 процессов. Эти процессы действуют на протяжении всего проекта и нужны для обеспечения надзора. Они также помогают определять и устранять потенциальные проблемы.
На протяжении всего жизненного цикла проекта неизбежно случится что-то непредвиденное. Процессы в данной группе помогут обновить план, скорректировать действия команды и скорее вернуться к нормальному режиму работы.
Один из наиболее важных процессов в этой группе – мониторинг работы над проектом. Он предполагает отслеживание всего проекта и его ключевых аспектов. Этот процесс важен для предотвращения возможных ошибок и выхода за рамки бюджета. Зачастую для мониторинга и составления отчетности по ходу работ используется программное обеспечение для управления проектами.
Завершение
Группа процессов «Завершение» состоит всего из одного главного процесса: завершение проекта или одной его фазы. В этом процессе важно, чтобы клиент принял все результаты окончательного этапа или всего проекта. Кроме того, необходимо оформить всю документацию и обеспечить ее хранение, а также устранить недоработки по проекту или его фазе.
Выбор подходящих методик работы с Wrike
Есть множество способов управления проектами и организации работы. Такие традиционные методологии работы, как каскадная, разработаны для составления последовательного порядка выполнения каждой задачи до начала выполнения проекта. Изначально процессы PMBOK основывались на этой методологии, поскольку пять групп процессов часто считались последовательными этапами.
Со временем было признано, что структурный подход не подходит для всех проектов. В некоторых случаях лучше подойдет более гибкая методология. Насколько с течением времени изменились методы работы, настолько изменились и процессы PMBOK. Их адаптировали к работе с наиболее популярными методологиями управления проектами. Поэтому независимо от того, какую методологию вы выберете, вы все равно сможете успешно внедрять в работу группы процессов PMBOK.
Для успеха в работе с проектами важно выбрать программное обеспечение, которое поддерживает и вашу методологию управления проектами, и пять групп процессов PMBOK.
К счастью, ПО для управления проектами Wrike может помочь вам внедрить группы процессов PMBOK в ваши проекты, независимо от используемой методологии – каскадной, Agile или любой другой. Почему бы вам не попробовать бесплатную версию Wrike?
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
