Как в вашей команде организован прием запросов на выполнение проекта от внутренних и внешних клиентов?
Информация теряется в бесконечных цепочках сообщений в электронной почте и чатах? Сроки приходится угадывать? Часто ли вы в панике пытаетесь найти нужную информацию?
Если ответы положительные, то вы не одиноки. Оптимизация процесса поступления рабочих задач становится камнем преткновения для многих команд. Но и нельзя отрицать, что ваш текущий процесс обработки входящих запросов приносит очень много стресса и отнимает у вас кучу времени.
Правильно подобранный инструмент поможет вам усовершенствовать систему обработки запросов, чтобы вы и участники вашей команды могли принимать запросы на создание проектов без лишних трудностей.
Звучит заманчиво? Мы думаем, что да. Поэтому хотим поделиться с вами мнением о том, с чего лучше начинать поиски подходящей системы обработки запросов.
Пять обязательных функций системы обработки запросов
1. Обязательные поля
Вы получили запрос на выполнение нового проекта и уже готовы приняться за работу.
Есть лишь одна проблема: не успели вы начать, как уже поняли, что вам не хватает очень важной информации. Теперь придется тратить время и обращаться к клиенту или коллегам, чтобы добыть нужные данные.
Это очень распространенная проблема. По результатам опроса трехсот руководителей агентств, 27% респондентов жалуются на неполноту и противоречивость информации в поступающих брифах.
Поэтому лучшее, что можно сделать, чтобы организовать прием рабочих задач, это составить подробную анкету, которую должны будут заполнить заказчики, чтобы подать вам формальный запрос.
Ваша система обработки запросов должна давать вам возможность составить такую анкету, а также настроить обязательные поля, чтобы сохранить единообразие и сразу же собрать всю необходимую информацию.
Бриф должен включать в себя, как минимум, следующие пункты:
- Цель проекта
- Целевая аудитория проекта
- Бюджет
- Идеальный срок выполнения проекта
Это основные данные, но вы должны определить, какие еще поля должны быть обязательными к заполнению, в зависимости от того, какие виды проектов вы обычно выполняете.
Знаете ли вы, что?
В Wrike настройка обязательных полей в формах рабочих запросов выполняется очень легко. Просто установите флажок «Обязательно» под каждым вопросом, на который должен быть дан ответ перед отправкой формы.
2. Различные типы вопросов
Вы собираетесь использовать систему обработки входящих запросов. Но вы наверняка понимаете, что любой инструмент может приносить пользу лишь в том случае, если люди его применяют. И они будут пользоваться инструментом с гораздо большей охотой, если он удобен для них.
Использование различных типов вопросов сделает заполнение формы рабочего задания максимально простым и эффективным. Например, человеку, заполняющему форму, может быть удобнее выбрать бюджетные ограничения из раскрывающегося списка, а вот для того, чтобы указать цели проекта, ему потребуется поле для ввода текста.
Ищите системы обработки запросов, которые поддерживают различные типы вопросов, чтобы людям было приятно заполнять форму, которую вы для них составите.
Знаете ли вы, что?
Формы запросов Wrike позволяют использовать для ввода информации различные типы полей, в том числе: короткие ответы, абзацы, флажки, даты, списки и числовые значения, и даже позволяют прикреплять файлы.
3. Динамичность
Мы все знаем, как бесит ситуация, когда приходится заполнять форму, совершенно не относящуюся к делу.
Эти чувства испытывает каждый человек, который вынужден заполнять форму рабочего задания или бриф, совершенно не подходящий для нужного типа проекта. Есть большой шанс, что заказчик просто бросит заполнение и отправит вам запрос по электронной почте (а именно этого вы и хотите избежать, не так ли?).
Вам нужно предусмотреть возможность персонализации, но ведь у вас нет ни времени, ни ресурсов, чтобы создавать индивидуальные формы для каждого отдельного запроса. Вместо этого используйте шаблон брифа, который автоматически настраивается в зависимости от ответов на первые вопросы — как в текстовых квестах, когда последующий сюжет меняется в зависимости от выбранного игроком варианта.
То есть вам нужно искать систему обработки запросов, которая поддерживает динамические формы. Эта возможность позволит вам сохранить первоначальный ответ в поле раскрывающегося списка, а затем отображать дополнительные страницы или вопросы, предназначенные для клиента, давшего именно такой ответ.
Если, например, первый вопрос в брифе звучит так: «Какой тип проекта вам нужен?», и автор запроса выбирает в раскрывающемся списке вариант: «Кампания в социальных сетях», то все последующие вопросы будут автоматически согласованы с шаблоном «Планирование кампании в социальных сетях», так что автору запроса не придется продираться сквозь вопросы, относящиеся к написанию блог-постов или созданию вебинаров.
Знаете ли вы, что?
Динамические формы запросов Wrike упрощают заполнение брифов и позволяют не только получать брифы, содержащие более полную и полезную информацию, но и избегать лишних трат времени.
4. Автоматическое создание задач и проектов
Даже если у вас на руках есть самый лучший и самый подробный бриф, все равно между получением необходимой информации и запуском проекта может лежать настоящая пропасть. Даже если вы проделали большую работу по управлению рабочими запросами, вам нужно перейти от запроса к конкретным действиям.
Этот переход от идеи к исполнению часто оказывается проблематичным, особенно если никто в вашей команде не горит желанием взять на себя роль ответственного исполнителя и запустить проект.
Сразу становится ясно, как важно, чтобы ваша система обработки запросов позволяла автоматизировать создание задач и проектов. Чем вручную настраивать задачу или проект на платформе управления проектами, гораздо лучше запустить автоматический процесс, основанный на определенных триггерах, содержащихся в брифе.
По данным недавнего исследования, проведенного McKinsey Global Institute, современные технологии позволяют автоматизировать 70% трудозатрат, связанных со сбором и обработкой информации.
Поэтому применение инструмента, способного автоматизировать этот малоприятный процесс, грозящий задержками и потерей данных, позволит и вам, и вашей команде уделить внимание самому важному — реальной работе над проектом.
Знаете ли вы, что?
Формы запросов Wrike мгновенно преобразуют запросы в готовые к выполнению задачи или проекты, созданные на основе шаблонов, которые вы можете настроить по своему вкусу.
5. Автоматическое назначение исполнителей
Мало просто создать проект или задачу, еще нужно найти человека, который станет над ними работать. Вряд ли участники вашей команды постоянно мониторят систему управления проектами на предмет появления новых задач и сразу же бросаются их выполнять.
Кроме того, многим командам трудно наладить подотчетность несмотря на факт, что 91% участников одного из опросов назвали подотчетность одним из важнейших факторов развития организации. Гораздо проще передать кому-нибудь работу, чем взять ее на себя.
Необходимо, чтобы сотрудники понимали, кто за что отвечает, но если назначать новые задачи вручную и вести по этому поводу личную переписку, это станет дополнительным этапом процесса, а ведь наша цель — максимально его упростить.
Поэтому ваша система обработки запросов должна уметь автоматически назначать задачи и проекты соответствующим специалистам или участникам команды. Автоматическое назначение исполнителей и последующая рассылка уведомлений не только устранит любые возможные недоразумения, связанные с кругом обязанностей, но и улучшит подотчетность в команде.
Знаете ли вы, что?
Wrike позволяет автоматически назначать исполнителей для различных работ в соответствии со значениями настраиваемых полей — местоположением, типом проекта или прочими специальными требованиями.
Успех проекта закладывается в самом начале
Когда речь идет об успешном управлении проектом, все думают, что самое важное — это запуск. Но вы ведь знаете, что происходит перед запуском? Обработка входящего запроса.
Это опасный и в то же время важный период времени, и поэтому процесс поступления рабочих заданий необходимо оптимизировать, чтобы заложить основу для будущего успеха. К счастью, использование подходящего инструмента поможет вам внедрить и довести до совершенства гибкий процесс, позволяющий получить всю необходимую информацию без лишних усилий с вашей стороны и со стороны ваших клиентов.
Готовы воспользоваться инструментом, который избавит вас от лишней работы при управлении входящими запросами? Попробуйте бесплатную версию Wrike.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
