Обработка, разделение по приоритетам и отслеживание входящих рабочих запросов требует колоссальных усилий, особенно когда они поступают по разным каналам: в электронных письмах или мгновенных сообщениях, на совещаниях и неформальных встречах и так далее. Поток запросов отнимает время, не поддается управлению, и по мере роста компании ситуация становится все хуже.
Наши рекомендации помогут вам создать порядок из хаоса и наладить обработку поступающих рабочих заданий, чтобы вы перестали метаться от одной задачи к другой и смогли посвятить больше времени важным проектам.
Рекомендации по обработке входящих рабочих заданий
1. Все запросы должны подаваться официально
Донесите до людей эту мысль: даже если новый проект уже обсуждался на деловой или неофициальной встрече или упоминался в электронной переписке, работа не начнется, пока не будет подан запрос.
Опишите типы запросов и всю необходимую сопутствующую информацию, необходимую для выполнения задач, а затем убедитесь, что все сотрудники, взаимодействующие с вашей командой, понимают новый процесс подачи запросов и знают, где найти нужные формы.
Организовав работу таким образом, вы сразу будете получать все необходимые сведения и избавите себя от необходимости что-то переделывать (и работать наугад). Кроме того, всегда будет понятно, к кому обращаться за ответами или уточнениями.
Бесплатные шаблоны для 10 распространенных форм запросов
2. Все входящие запросы должны храниться централизованно
Новые запросы следует автоматически направлять в единое место хранения (как насчет Wrike?), где можно разместить их по папкам, определить приоритеты и отслеживать далее.
Когда все запросы собраны вместе, а не разбросаны по электронным письмам, примечаниям, таблицам и устным просьбам, ничего не забудется и не потеряется. Вы совершенно точно будете знать, кто за что отвечает и каков текущий статус работы. Также вам будут сразу видны повторные запросы, и вы сможете исключить их из очереди на выполнение.
3. Организуйте запросы по мере их поступления
Вместо того чтобы рассматривать оставшиеся запросы после окончания текущей работы, поддерживайте структуру новых задач, расставляя приоритеты сразу после получения запросов.
Это поможет устранить перерывы в работе и позволит вашей команде работать быстрее, поскольку никому больше не придется гадать, чем следует заняться дальше, и терять время, ожидая дальнейших указаний.
4. Назначьте сотрудника, ответственного за расстановку приоритетов входящих задач
Когда поступающей работой и определением приоритетов занимается один человек, будь то руководитель, менеджер проектов или глава отдела, это помогает всей команде сконцентрироваться на главном, избегая конфликтов и путаницы.
5. Согласуйте запросы со стратегическими целями компании
Устраивайте периодические совещания (ежемесячно или ежеквартально), чтобы обсудить цели, запланировать будущую работу и убедиться, что обрабатываемые запросы, на которые тратятся ценные ресурсы, способствуют достижению самых важных задач вашего отдела и компании в целом.
Управляйте рабочими запросами в Wrike
Как вы управляете поступающими запросами? Поделитесь опытом в комментариях!
Если у вас еще нет налаженной системы, попробуйте использовать запросы Wrike, чтобы организовать входящие задания и обеспечить бесперебойную работу команды.
Источники: GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com
