Эта статья — четвертая в серии под общим названием «Пять самых распространенных ошибок при управлении несколькими проектами». Воспользуйтесь ссылками, чтобы прочесть первую, вторую и третью части.
Ошибка №4. Постоянное копирование информации
Часто ли вам приходится бегать с одного совещания на другое, обзванивать людей и рассылать десятки электронных писем, чтобы узнать о статусах задач, или предупредить всех участников о приближающемся сроке сдачи проекта?
Если вы — менеджер проектов, то такие секретарские обязанности могут отнимать все ваше время и... убивать удовольствие от работы. Вам даже может показаться, что суть вашей деятельности сводится к простому сбору информации и обновлению планов, поскольку большую часть времени вы как раз и тратите на сбор данных и обновление графиков проекта.
Но не забывайте, что вы должны еще и успевать руководить участниками команды. И не просто руководить, а повышать уровень их мотивации! Проблема в том, где взять на это время.
Выигрышная стратегия №4. Используйте современные технологии
Вместо того, чтобы пытаться справиться со всем объемом рутинной работы, гораздо лучше управлять потоками информации с помощью подходящего программного обеспечения и современных технологий.
Объедините все данные
Когда вы начинаете работу над проектом, а затем еще над несколькими, вам понадобится надежный инструмент, который поможет синхронизировать всю информацию. Найдите программное решение, с помощью которого вы сможете управлять всем портфелем проектов, не взваливая на себя рутинную работу — все эти повторяющиеся действия, которые на самом деле не двигают проект вперед. Программные инструменты должны облегчать вашу жизнь, а не добавлять в нее новые обязанности.
Объедините графики проектов
При выборе системы управления проектами, убедитесь, что она позволяет объединять графики всех проектов и легко их обновлять. Многие традиционные инструменты не позволяют с легкостью вносить корректировки в первоначальный план проекта. И не стоит выбирать программное решение, которое вынуждает вас создавать отдельное рабочее пространство для каждого проекта. Помните, что разделение данных и графиков проектов — это распространенная ошибка №3.
Используйте гибкий подход
Выберите гибкое приложение, которое позволит вам с легкостью изменять ваши планы. Некоторые веб-приложения (в том числе Wrike) позволяют участникам команды обновлять назначенные им задачи непосредственно в плане проекта. Это позволяет сэкономить много времени, так как вам не придется собирать все обновленную информацию и вручную добавлять ее на график. Кроме того, такие программные инструменты помогут вам успешнее делегировать обязанности в соответствии с выигрышной стратегией №1.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
