Пять способов использовать инструменты Google для эффективной командной работы

Инструменты Google для совместной работы бесплатны и легкодоступны, так что это самый простой способ организовать командную работу в режиме онлайн. Только имейте в виду, что если вам требуется полноценное управление проектом, для этого есть более специализированные инструменты. Обычно лучше всего знакомы с инструментами Google молодые сотрудники, так что для них это удобный способ приучить сослуживцев к совместной работе в облаке.

Однако от руководителей требуется не только внедрить набор инструментов для совместной работы в режиме онлайн. Очень важно, чтобы участники команды понимали, как выполнять совместную работу над Google Документами, Google Таблицами и Google Слайдами таким образом, чтобы продуктивность была максимальной, и чтобы нужные сотрудники вовремя узнавали об обновлениях статуса. Предлагаем четыре рекомендации по успешному использованию Google Диска для совместной работы.

1. Работайте совместно в режиме реального времени

Участники команд могут использовать инструменты для совместной работы над документами, чтобы обмениваться идеями, разрабатывать планы и передавать друг другу важные данные. Такой подход позволяет моментально предоставлять и получать доступ к черновикам и обновленной информации. Сотрудничество в интернете в режиме реального времени позволяет каждому участнику индивидуально разрабатывать идеи и предложения, мгновенно показывать их всей группе и немедленно получать обратную связь.

Совместное написание документов или заполнение электронных таблиц может стать одним из нескольких средств взаимодействия участников команды, подобно телефону, электронной почте и системе мгновенных сообщений. Но руководители должны позаботиться о том, чтобы все сотрудники использовали эти различные методы соответствующим образом. Поэтому лучшие инструменты совместной работы объединяют в себе различные режимы обсуждений и обмена информацией, а также обеспечивают простой переход от одного режима к другому в случае необходимости.

В видеоролике ниже приведены примеры сотрудничества при написании и редактировании Google Документа.

2. Организованно храните все относящиеся к делу файлы

При совместном использовании Google Диска участники команды могут организованно хранить все соответствующие документы, таблицы и презентации. Разделив общие папки по отдельным проектам или клиентам, вы сможете централизованно хранить все ссылочные материалы и рабочие документы, необходимые сотрудникам для выполнения их задач. Все данные могут быть собраны вместе в общей папке «Входящие». Организованное хранение файлов и предоставление всем участникам команды самых свежих версий всех необходимых материалов для совместного редактирования имеет очень большое значение, поскольку позволяет выполнить проект в срок.

3. Сотрудничайте с различными командами и подразделениями

Чтобы проект принес максимальные результаты, часто требуется привлечь к работе специалиста, не входящего в вашу команду или не работающего в вашем отделе. Формирование Google Групп, включающих всех заинтересованных лиц, позволяет получать новую информацию и возможности для оптимизации рабочих процессов. Инструменты для командной работы расширяют возможности сотрудничества несколькими способами.

Совместная работа с Google Документами обеспечивает прозрачность, так как сотрудники из различных отделов могут видеть черновики друг друга.
Инструменты Google для совместной работы создают новые возможности для общения, устраняя разобщенность, которая плохо влияет на эффективность.
Сотрудники получают больше возможностей для того, чтобы обмениваться опытом и повышать уровень доверия, а не конкурировать друг с другом.

4. Используйте инструменты Google для совместной работы, чтобы добиваться своих целей

Участникам команды не обязательно досконально уметь пользоваться Google Документами для совместной работы, чтобы выполнять свои повседневные задачи. Но освоение этих бизнес-инструментов поможет им подняться на новый уровень. Сотрудников следует подталкивать к выходу за рамки простого сотрудничества, к более активным действиям, направленным на достижение их целей, и к полноценной командной работе.

Задача менеджера проекта и других руководителей состоит в том, чтобы нацелить участников команды на формирование более крепких и продуктивных взаимосвязей. Четкая постановка будущих целей так же важна, как и совместная работа с Google Календарем, чтобы все точно знали, что их ждет впереди. Внедрив мощную систему календарного планирования задач, руководитель сможет получать представление о том, какой вклад вносит каждый из сотрудников в общую миссию, и где требуется более пристальное наблюдение.

Для более эффективного совместного выполнения проектов есть Wrike

Такое программное решение, как Wrike, объединяет все эти функции в едином полнофункциональном инструменте для совместного выполнения проектов, позволяющем наладить успешную командную работу. Хотя инструменты Google могут стать хорошей отправной точкой для обмена файлами, идеями и проектами, компаниям следует смотреть в будущее и искать программное обеспечение, позволяющее отслеживать рабочую загрузку, предлагающее все возможности составления отчетов и полностью настраиваемое, чтобы вы смогли организовать работу в соответствии с вашими специфическими потребностями и рабочими процессами.