Ваш отдел маркетинга работает над очередной кампанией по привлечению потенциальных клиентов, и поэтому вам необходимы данные из отдела продаж.
Вы указали срок, к которому хотите получить информацию. Но эта дата пришла и ушла, а в вашем почтовом ящике пусто. Поэтому вы решаете разобраться в ситуации.
Сотрудники отдела продаж заявляют, что не могут сейчас передать эти данные. Когда-нибудь передадут, можете не сомневаться, как только, так сразу!
В итоге совместная работа не может двигаться дальше, вы не подготовили вовремя отчетный материал, все это сказывается на рабочем процессе и, без сомнения, повышает уровень стресса и хаоса.
Обидно, да? Но в мире маркетинга это происходит сплошь и рядом.
По данным нашего отчета об уровне освоения Agile-методик маркетинговыми службами в 2016 году, одна из главнейших проблем, с которыми сталкиваются маркетологи в ходе сотрудничества с другими отделами, это невозможность получить в срок необходимую информацию (такой ответ указали 16,7% респондентов).
В дополнение к этому отчет The Creative Group показал, что мучительно-медленные процессы утверждения являются одной из главнейших проблем, которые приходится преодолевать творческим специалистам при взаимодействии с другими отделами.
Хотя задержки в получении необходимых материалов кого угодно доведут до белого каления, виновников таких задержек тоже можно понять.
«У каждого отдела есть свои проекты и процессы, — объясняет Мишель Кубот, директор по маркетингу Ambrosia Treatment Center. — Человеку свойственно ставить на первое место собственные приоритеты, а не чужие».
И как бы вам ни хотелось ткнуть пальцем в участников другой команды и обвинить их в безответственном отношении к срокам, в этом есть и часть вашей вины.
Как сделать так, чтобы сроки соблюдались?
К счастью, есть несколько методик, которые помогут вам заранее наладить отношения с другими отделами и заставить сотрудников чтить и уважать поставленные вами сроки.
1. От проектов к результатам
Когда вы отправляете запрос в другой отдел, как вы его формулируете? Готовы поспорить, что вы просто отправляете письмо примерно с таким текстом:
Нам нужно, чтобы к среде вы выслали нам данные о продажах за прошлый год.
Но здесь не хватает контекста! Ведь непонятно, как это действие может повлиять на чьи бы то ни было результаты.
«Самый важный и полезный совет сводится к тому, чтобы привязывать маркетинговые проекты и цели к реальным результатам, — делится мнением Барри Дайк, маркетолог из компании ServiceBridge. — Если вы докажете ценность своего проекта с цифрами в руках, идет ли речь о коэффициенте удержания клиентов или о потенциальных объемах продаж, вам будет гораздо проще привлечь внимание сотрудников и ускорить выполнение проекта».
Помните, что сотрудники других отделов (особенно отдела продаж) так же ориентированы на результат, как и вы. Всем им приходится добиваться поставленных перед ними целей.
Если принять это в расчет, становится понятно, что гораздо более эффективным будет запрос примерно такого содержания:
Нам необходимо взглянуть на данные о продажах за прошлый год, чтобы найти способ более эффективно привлекать потенциальных клиентов в текущем квартале (и, в свою очередь, помочь вам достигнуть целевого объема продаж). Пожалуйста, пришлите мне эти данные к среде.
У такого запроса гораздо больше шансов быть выполненным вовремя. Вы предоставили нужный контекст и сообщили сотрудникам отдела продаж, что, выполнив эту незначительную просьбу, они принесут пользу и компании, и, главное, своему же отделу. Вы привязали это задание к достижению более крупной цели, вместо того, чтобы просто сообщить дату выполнения, которая может выглядеть как взятая с потолка.
2. Инструкции должны быть предельно четкими и ясными
Как бы вам ни хотелось обвинить во всем других, всегда помните о собственной доле ответственности.
Подумайте о том, как вам приходилось получать расплывчатые и непонятные указания. Что вы делали в такой ситуации? Если вы ничем не отличаетесь от большинства людей, то, скорее всего, вы засовывали этот проект или задачу в долгий ящик. Сама мысль о том, чтобы начать работу, вызывала у вас такое отвращение, что вы и не начинали.
Это естественная реакция, и она означает, что если вы не сможете дать четкие инструкции, то сотрудники из других отделов станут вести себя точно так же.
«Каждый раз, когда вам приходится выступать в роли специалиста в определенной сфере, вы начинаете говорить на таком языке, что люди, не обладающие вашими знаниями, просто вас не понимают», — объясняет Дайк.
В качестве примера он рассказывает о том, как бывает, если попросить специалиста из службы поддержки написать статью в блог или ответить на отзыв. Очень легко забыть, что у технического специалиста просто нет того опыта общения в блогах, какой есть у вас.
«Наша задача как маркетологов — помочь сотрудникам из других команд выполнить задачу и дать им все необходимые сведения и указания, чтобы они смогли с ней справиться», — добавляет Дайк.
А если вы не уверены в том, насколько понятны ваши объяснения? Дайте людям возможность перед началом работы задать вам вопросы и уточнить все, что им кажется недостаточно ясным. Может это и мелочь, но результаты вас приятно удивят.
3. Подавайте личный пример в совместной работе
«Слова у нас слишком часто расходятся с делами, — говорит Дэвид Тейлор, директор по развитию лондонской компании Grow. — Если вы хотите, чтобы представители других отделов с уважением относились к вашим срокам и ко всему, что вы делаете, вам нужно держать свое слово, а не разбрасываться обещаниями».
И это значит, что вашей команде придется кое-что в себе изменить.
В первую очередь вам придется научиться строго соблюдать поставленные сроки. Если представители других команд будут видеть, что вы постоянно опаздываете со сдачей работ, они решат, что можно так же безответственно относиться и к вашим заданиям.
А во-вторых, вам придется соблюдать те сроки, которые сотрудники других отделов ставят перед вашей командой. «Если люди будут видеть, что вы все делаете вовремя, они начнут уважать вас лично и вашу рабочую этику, и можно будет надеяться, что это уважение распространится и на ваши сроки».
4. Постоянно общайтесь
Активное взаимодействие имеет очень большое значение, особенно в тех случаях, когда работу надо будет сдать нескоро. Ведь человек может так закрутиться с горой срочных дел, что совершенно забудет о более длительном проекте.
Поэтому очень важно постоянно напоминать о поставленной задаче. «Постоянно общайтесь — до, после и во время выполнения каждого проекта», — советует Тейлор.
Он дает следующие рекомендации для каждого этапа:
- До работы над проектом: детально обсудите предстоящую совместную работу, основных участников, их роли и обязанности.
- В ходе проекта: решайте все проблемы, связанные с недопониманием, и сообщайте всем заинтересованным лицам о ходе выполнения работ и возникающих препятствиях.
- После завершения проекта: сравните достигнутые результаты с поставленными целями. Какой подход оказался полезным, а какой нет?
«Каждый, кто работает в маркетинге, знает, что времени постоянно в обрез, — рассказывает Дайан Домейер, исполнительный директор The Creative Group. — Процесс согласования вечно затягивается, и возникают непредвиденные задержки, связанные, например, с техническими проблемами. Постоянное общение и выражения сочувствия помогают нам не опустить руки и продолжать работать».
Уделив больше внимания постоянному общению, вы позаботитесь о том, чтобы представители других отделов помнили о вашей задаче, возможных изменениях и приближающемся сроке — и тем сложнее будет им от этой задачи отмахнуться».
5. Не навязывайте, а спросите
Бывают ситуации, когда сроки не обсуждаются — конечная дата задана жестко. Но если у вас есть немного времени для маневра? Обсудите возможный срок с сотрудниками из другого отдела.
Вместо того, чтобы сказать: «Мне это нужно к такой-то дате», для начала поинтересуйтесь: «Как вы думаете, этот срок для вас выполним?»
«Это не только поможет вам ставить перед людьми выполнимые сроки, но заставит представителей других отделов почувствовать, что с их мнением считаются, — объясняет Кубот. — И тем больше вероятности, что они отблагодарят вас за проявленное уважение, постаравшись уложиться в срок. К тому же у них будет меньше поводов жаловаться на нехватку времени, если срок они выберут сами».
Хотите научиться задавать более реалистичные сроки? Вам поможет этот видеоролик:
Движемся вперед (но только соблюдая календарный план)!
Чтобы вы и ваша команда могли эффективно выполнять свою работу, необходимо, чтобы сотрудники из других отделов соблюдали поставленные вами сроки. Но это легче сказать, чем сделать.
Есть несколько различных методов, благодаря которым можно приучить специалистов из других отделов соблюдать ваши сроки и графики.
- Привязывайте проекты и их сроки к конкретным результатам
- Давайте четкие инструкции
- Подавайте личный пример и не нарушайте поставленных сроков
- Постоянно общайтесь
- Обсуждайте возможные сроки с сотрудниками из других отделов
Поступайте так, и вы увидите, что эта тактика приносит плоды.
«Придерживайтесь этих правил постоянно, — советует Дайк. — Вы же не думаете, что сотрудники других отделов проникнутся уважением к отделу маркетинга и начнут с энтузиазмом вам помогать, как по мановению волшебной палочки. Но если вы будете действовать последовательно и методично, то рано или поздно добьетесь успеха».
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
