Запросы, черновики, правки, обновления статуса, сроки и бесконечный обмен отзывами. Давайте посмотрим правде в глаза: управление дизайнерскими проектами — дело нелегкое.
Вы знаете, что ваша нынешняя система не работает. Все ваши файлы разбросаны по Google Диску и Dropbox. Важный обмен информацией ведется в электронной почте и мессенджерах. Процесс согласования — одно большое «слабое звено».
Но есть и хорошая новость: система управления дизайнерскими проектами может помочь действовать по плану вам, вашей команде, вашим клиентам и, самое главное, поможет выполнять в соответствии с планом ваши проекты.
В возможных вариантах у вас недостатка не будет. Более того, если вы попытаетесь найти «ПО для управления проектами» на популярном сайте рекомендаций Software Advice, вам сразу предложат более 320 вариантов.
Так как же найти систему, лучше всего подходящую под потребности вашей команды? Предлагаем несколько критериев для поиска системы управления проектами, которая как будто создана для вас.
1. Самое удачное приобретение за свои деньги
Системы управления проектами могут быть как бесплатными, так и системами корпоративного уровня с соответствующей ценой. Цена определяется множеством различных факторов, включая, помимо прочего, следующие:
- Сколько пользователей должны получить доступ к этому инструменту
- Число проектов или рабочих мест
- Количество функций и возможностей интеграции
- Объем хранилища
- Уровень поддержки клиентов
Так что прежде чем выбрать ПО, определитесь, какие функции будут важны для вас.
Возможно, вы сейчас думаете: «На рынке есть множество бесплатных инструментов. Почему бы не свести риск к минимуму и не выбрать один из них?»
Важно учесть тот факт, что большинство бесплатных инструментов предлагают ограниченный функционал. Вы можете столкнуться с ограничениями по количеству пользователей, проектов или объему данных, не говоря уже о возможности не получить функции или средства интеграции, необходимые для выполнения ваших дизайнерских проектов.
К тому же, если вы планируете расширить команду, объем предлагаемых услуг или клиентскую базу, вы можете быстро перерасти бесплатное решение, и вам снова придется искать новую систему.
Избавьте себя от лишних хлопот и потратьте время на оценку вашего бюджета и определение суммы, которую можете потратить на приобретение программного решения. Как говорится в пословице, бесплатный сыр бывает только в мышеловке. Это объясняет, почему приобретение корпоративного ПО — самая быстрорастущая статья ИТ-затрат.
Сосредоточьтесь на поиске инструмента, который впишется в ваш бюджет и будет полностью отвечать вашим запросам.
2. Функционал, отвечающий вашим требованиям
Ваша цель — убедиться, что ваши дизайнерские проекты будут лучше организованы и оптимизированы. Но конкретные функции, необходимые вам для достижения этой цели, могут сильно отличаться в зависимости от ваших проектов, состава команды и рабочих процессов.
Прежде чем оценивать системы управления проектами, составьте список обязательных функциональных возможностей, которыми должен обладать ваш инструмент. Привлеките к этому участников команды и других заинтересованных лиц, чтобы ничего не упустить.
Еще раз повторим: ваши требования могут быть уникальными. Но есть такие функции в системе управления проектами, которые нужны практически всем дизайнерам:
- Хранение и организация файлов. Файлов у вас много, поэтому вам нужна возможность быстро загружать свои файлы для редактирования, получения отзывов и согласований. Кроме того, вам необходимо пространство для хранения и организации файлов, чтобы ваши дизайн-проекты не терялись в электронной переписке или на Google Диске.
- Формы входящих запросов. Если вы получаете запросы на выполнение дизайн-проектов от множества команд или клиентов, в вашей системе должна быть предусмотрена возможность оптимизировать процесс получения рабочих заданий, чтобы вы сразу получали всю необходимую информацию для эффективного планирования проектов.
- Эффективный обмен информацией. Все обсуждения, связанные с проектом, не должны храниться разрозненно в электронной переписке или в чатах. Вам необходима возможность эффективной коммуникации для обмена отзывами, вопросами и ответами, комментариями и правками, чтобы улучшить уровень совместной работы в вашей команде.
- Настраиваемые рабочие процессы. Начиная работу с шаблонного проекта или рабочего процесса, вы экономите свое время. Но поскольку каждый новый дизайнерский проект отличается от предыдущего, вам потребуется гибкость для настройки своих процессов.
- Различные режимы просмотра. Некоторые дизайнерские проекты выполняются быстро, но работа над многими из них растягивается на несколько месяцев. Возможность отображать проектную информацию на временной шкале проекта поможет вам следить за сроками, выявлять зависимые задачи и более эффективно управлять загруженностью команды.
3. Возможность работать с инструментами, которые уже используются в команде
Мы живем в цифровом мире, и это значит, что существуют инструменты и приложения, которыми участники вашей команды пользуются уже давно и не захотят отказываться от них, когда вы приобретете новую систему управления дизайнерскими проектами.
Когда будете выбирать новое ПО, не забывайте об этих инструментах и поищите систему, способную к интеграции.
Например, вы сможете централизованно сохранять в системе управления проектами все обсуждения, которые ведете в Gmail и Slack. Возможно, вам понравится платформа, интегрированная с бухгалтерским приложением и позволяющая удобно выставлять счета клиентам. Или, может, вам нужна интеграция с Adobe Creative Cloud, чтобы обновлять статусы и запрашивать утверждения в один клик.
Помните, ваша цель — найти платформу управления проектами, способную оптимизировать ваш подход к работе и упростить выполнение проектов. Уверенность, что ваше новое ПО будет совместимо с имеющимися программными инструментами, может избавить вас от лишних трудностей.
4. Гибкость инструментов
Ваша система управления проектами не принесет никакой пользы, если сотрудники не станут ее применять. А попытки заставить людей пользоваться системой, которая им не подходит, вызовут обратную реакцию.
Конечно, ПО нужно вам для систематизации проектов и рабочих процессов, но это вовсе не значит, что оно не должно быть гибким.
Хороший инструмент для управления дизайнерскими проектами должен быть настраиваемым как с точки зрения всей команды (с рабочими процессами и общими панелями задач), так и с точки зрения отдельного специалиста (возможность видеть только собственные задачи).
5. Возможность применения на мобильных устройствах
Не секрет, что удаленная работа становится все популярнее, и в ближайшем будущем эта тенденция продолжит развиваться.
По данным опросов, сейчас 70% сотрудников из разных стран мира работают удаленно по меньшей мере раз в неделю. И рост популярности удаленной работы наблюдается прежде всего в сфере дизайна. В ходе опроса об удаленной работе, проведенного компанией Buffer в 2018 году, выяснилось, что 10% из 1900 респондентов работают в сфере дизайна.
Это значит, что ваша платформа управления проектами должна иметь мобильную версию.
Хотя участники вашей команды вряд ли смогут заниматься разработками дизайн-проектов на мобильном устройстве, они смогут следить за ходом выполнения проекта и обсуждать новости, сидя в кофейне, с той же легкостью, с какой делают это в офисе.
То есть чем проще доступ к вашему инструменту, тем охотнее сотрудники станут им пользоваться.
Выберите самую подходящую систему управления дизайнерскими проектами
Перебирать варианты, чтобы найти самую подходящую систему управления проектами для дизайнеров — это серьезная задача. Но перечисленные выше критерии помогут вам уменьшить разброс вариантов. Убедитесь, что вы ищете инструмент, который:
- укладывается в бюджет;
- обладает необходимым функционалом;
- интегрируется с имеющимися инструментами;
- адаптируется к предпочтениям отдельных участников команды;
- предлагает мобильное приложение.
Используя эти критерии, вы отбросите варианты, не соответствующие вашим требованиям, в каждой из категорий. В итоге у вас останется только один или несколько вариантов.
Но что делать, если в списке несколько вариантов? Посоветуйтесь с командой и установите пробные версии, чтобы потестировать программные решения и выбрать то из них то, которое действительно подойдет вашей команде и рабочим процессам.
Нужна помощь в поиске системы управления проектами, подходящей для вашей команды дизайна? Ознакомьтесь с бесплатным руководством для покупателей и узнайте больше!
Фотография в заголовке: Дебби Хадсон (Unsplash)
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
