В начале 2017 года наша команда по созданию контента (в ту пору состоявшая из трех человек) столкнулась с довольно крупной проблемой. Поскольку через наши руки проходят все англоязычные тексты, которые выкладываются в общий доступ, нас несколько ошарашил поток запросов от 400 с лишним сотрудников, которые просили нас написать и отредактировать тексты рассылок для клиентов, советы по инструментарию интерфейсов, содержимое целевых страниц, материалы для поддержки продаж и даже описания вакансий! У нас почти не оставалось времени на создание собственного маркетингового контента, ради которого нас изначально брали на работу. У нас не было возможности нанять дополнительных сотрудников, поэтому единственной возможностью было переосмыслить формат нашей работы, чтобы справиться с неконтролируемым наплывом запросов. Говоря точнее, мы решили использовать скрам.
Как скрам помогает справиться с хаосом
Мы уже писали о скраме. Это методика командной работы, где применяются принципы из «Agile-манифеста разработки программного обеспечения», составленного разработчиками софта в далеком 2001 году.
Скрам — это процесс, с помощью которого команда может разбить на части крупный проект и выполнять его постепенно, по одному фрагменту, при этом позволяя себе отклониться от намеченного пути, чтобы внести в продукт возможные усовершенствования. И хотя родилась эта методика в сфере разработки программного обеспечения, она ничуть не менее эффективна в других отраслях — от производства до маркетинга и даже до ремонта дома!
Маркус Миллер, основатель британского агентства цифрового маркетинга Bowler Hat, рассказывает: «Удачно поработав в скрам, я решил применить те же приемы при ремонте купленного нами дома. Я живу в Британии, так что речь идет о викторианском трехэтажном особняке. Его не ремонтировали 30 лет. В нем не было отопления. То есть, делать нужно было все — от проводки до отопления и отделки. Скрам помог нам выполнить этот проект и сохранил мне рассудок. Это очень гибкий инструмент, который прекрасно работает и вне сферы разработки программного обеспечения. Что вообще-то логично, ведь сама идея бережливой разработки изначально строилась на принципах производства».
Скрам — отличный инструмент, который помогает справиться с большим количеством дел, поскольку принцип его работы вынуждает команды заниматься только ближайшими приоритетными задачами. Если разбить огромный проект на небольшие кусочки, с ним вполне можно будет справиться. По кусочку можно съесть даже гигантского мамонта.
Более того, на каждом следующем этапе скрам выдает рабочую версию итогового продукта (простейшего работающего продукта — MVP). Благодаря этому команда может совершенствовать проект постепенно, вместо того чтобы пытаться сделать это с самого начала работы.
Составные элементы скрама
В сухом остатке для использования этого метода требуются три стороны:
- Владелец продукта, который располагает информацией об объеме работы и очереди задач (бэклоге), а также может ответить на все вопросы
- Скрам-мастер, который проводит совещания-летучки и ищет самые эффективные способы выполнить работу
- Участники команды, обычно многопрофильные специалисты, от которых требуется сделать многое за небольшое время
Для скрам-процесса необходимы:
- Доска (существующая реально или в системе управления проектами): на ней команда может прочитать, над какими задачами сейчас идет работа, кто ими занимается и каков статус каждой задачи
- Владелец продукта, который разбивает крупный проект на отдельные задачи и определяет, какие из них следует завершить в первую очередь
- Участники команды, работающие над своими приоритетными задачами в течение определенного срока — спринта (это может быть день, неделя, две недели, месяц)
- Скрам-мастер, который проводит ежедневные летучки длительностью не больше 10 минут, где каждый член команды рассказывает остальным о проделанной им работе
- Ретроспектива — анализ, проводящийся в конце каждого скрам-периода, чтобы оценить, что получилось, а что можно усовершенствовать в будущем (разбор полетов).
Как сделать скрам-процесс успешным?
О чем следует помнить, когда только начинаете использовать эту методику?
1. Определите приоритеты в очереди задач
Первым делом нужно понять, какая задача является самой важной.
Это значит, что владелец продукта должен составить список целей, которые нужно достичь, и задач, являющихся приоритетными. После этого скрам-мастер помогает команде обменяться идеями о том, что нужно сделать для достижения этих целей и сколько для этого требуется ресурсов (времени, труда, бюджета). Далее владелец продукта определяет, каким будет простейший работающий продукт — что необходимо сделать, а что нет. После чего команда решает, какую часть этих задач можно успеть сделать к концу спринта.
Сет Мессер, старший разработчик компании Vecteezy, объясняет, почему этот процесс так важен для определения пути к поставленной цели: «У разработчиков есть ограничение по времени (то есть мы должны сделать ту или иную задачу в поставленных временных рамках). Это означает, что мы знаем, что нам нужно сделать, и хотим, чтобы это было сделано к определенному моменту. К примеру, к февралю 2018 года нам нужна новая версия сайта. Начать работу — дело несложное, и мы знаем, что должны получить на выходе (например, новый сайт), но все, что лежит между этими двумя точками, покрыто мраком. Какую именно работу нужно выполнить и в какой момент?»
2. Летучки должны быть краткими и действенными
Ежедневные совещания-летучки — краеугольный камень скрам-процесса, так как они позволяют команде обсудить общие проблемы и совместными усилиями их устранить. Они должны занимать не больше 10-15 минут в зависимости от размеров команды. И хотя совещания — привычный элемент делового мира, к летучкам новая скрам-команда, возможно, привыкнет не сразу.
Гэвин Вудс, сертифицированный скрам-мастер из SCRUM Alliance, руководит проектами по цифровой трансформации для клиентов компании PITSS из различных отраслей. Он признает, что проводить летучки придется учиться. «Честно говоря, — говорит, он, — в некоторых компаниях внедрение скрама может очень сильно изменить привычные подходы к работе. Людям приходится больше рассказывать о том, что они делают и с какими трудностями сталкиваются, и решать проблемы сообща. Не каждому это дается легко».
«Когда вы только начинаете использовать скрам, скрам-мастеру приходится приучать сотрудников открыто, но коротко рассказывать о своей работе, — говорит Вудс. — Для этого мастерам необходимо действовать очень прямолинейно и иногда давить на людей, чтобы все участники команды поняли, что от них требуется».
Чтобы летучки были короткими, их проводят стоя, и это лишний раз мотивирует выступающих не лить воду. В конце каждый участник команды должен дать ответ на три вопроса:
- Чего я добился?
- Чем я занят в настоящий момент?
- С чем я испытываю затруднения? / В чем мне нужна помощь?
Если какой-либо момент невозможно объяснить в двух словах, его следует перенести на следующее совещание. Если задача не касается остальных членов команды, ее можно упомянуть лишь вскользь.
Летучки помогают озвучить проблему, как только вы с ней столкнетесь. Поэтому крайне важно открыто говорить о том, что вам нужна помощь команды в том или ином деле. Чтобы сократить время летучек, по максимуму используйте систему управления проектами для обменя информацией по текущему статусу работы, оставляя для устного обсуждения лишь самые проблемные моменты.
3. Записывайте сделанные выводы
Не забывайте проводить ретроспективу в конце каждого спринта. Обычно ретроспектива — это часовое совещание, на котором команда разбирает, какие успехи были достигнуты, какие уроки усвоены и что стоило бы улучшить для будущих спринтов.
«Такие совещания не предполагают составления длинных списков задач, — объясняет Миллер в этой статье, — скорее их смысл в том, чтобы распознать один-два стратегических момента, которые можно усовершенствовать в будущем. Обычно достаточно списка из одного-двух пунктов по каждой тактической проблеме».
Заносите сделанные выводы в базу знаний и обеспечьте свободный доступ к ним для всех членов команды. И не давайте негативным аспектам работы заслонить успехи вашей команды.
«Важно не нарушить баланс между тем, что не удалось, и тем, что прошло гладко, — говорит Вудс. — Позитивный настрой способствует творчеству».
Вы внедрили скрам. Что дальше?
Когда мы внедрили скрам-процесс, наша команда по созданию контента очень быстро сделала три открытия:
- Мы быстро справлялись с очередью задач по созданию контента.
- Нам стало проще справляться с неожиданными запросами, потому что мы знали, когда и у кого будет время, чтобы ими заняться.
- Мы стали намного лучше работать в команде и поддерживать друг друга, так что нам стало проще выполнять задачи.
Похожих результатов добились наши клиенты, внедрившие принципы скрама и работающие на скрам-доске с помощью системы управления проектами Wrike.
Сотрудники канадского стартапа Procurify, занимающегося закупками программного обеспечения, обнаружили, что им удается сэкономить 70% времени, планируя спринты в Wrike. Теперь участник команды знает, чем заняты остальные, и может сотрудничать с коллегами из других команд. «С помощью единого центрального инструмента для управления всем процессом, — говорит Юджин Донг, сооснователь и технический директор Procurify, — мы можем наблюдать за работой сотрудников и проверять, насколько это совпадает с целями компании».
Компания Tactus занимается разработкой инновационных сенсорных экранов с уникальными выпуклыми кнопками, которые могут появляться на экране и исчезать по мере необходимости. Но по мере роста темпов производства сотрудники начали испытывать проблемы с обменом информацией. Применив Wrike для реализации скрам-процессов, они смогли сократить свои спринты на 80% — с целой недели до одного дня. «Теперь не приходится ждать следующего совещания, чтобы оповестить коллег об обновлениях. Так нам намного проще сообща работать в промежутках между плановыми совещаниями», — говорит Кертис Рэй, вице-президент отдела разработки Tactus.
Для всех скрам-мастеров у нас есть отличный доклад Натальи Антиповой, скрам-мастера Wrike. Цель доклада - дать практические инструменты, с помощью которых можно избежать ряда насущных проблем в работе скрам-мастера и команд. Мы разберем на примерах, в каких случаях эти инструменты работают, а в каких — нет, и как они помогают в повседневной жизни скрам команды.
Прощальное напутствие новичкам
Практика творит чудеса. Вы не сможете понять, как пользоваться этой методикой, пока не попробуете сами. Но стоит только начать, и скрам полностью изменит формат работы и взаимодействия в вашей команде.
Вот что сказал нам напоследок Гэвин Вудс: «Скрам нельзя внедрить одномоментно. Если вы прошли курс обучения и стали сертифицированным скрам-мастером, первое, что вы поймете, — это что скрам-процесс невозможно наладить за один день. Любой элемент — от процесса до базовых принципов — может потребовать не только практики, но иногда и полного изменения подходов к работе в вашей компании».
Вам может быть интересно:
Прочитайте еще несколько рекомендаций о том, как использовать Agile-методологии в своей команде:
- Пошаговое руководство по настройке agile-методологии в Wrike
- Как Agile-методологии помогают маркетологам решать важнейшие задачи
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
