Некоторые бизнес-элементы остаются неизменными независимо от типа и рода деятельности организаций. К ним можно отнести системы обмена электронной почтой и организации собраний. Однако такому важному элементу, как процесс утверждения, зачастую уделяется незаслуженно мало внимания. Документы, отчеты о результатах, запросы на закупку и т. д. проходят через процесс утверждения, в рамках которого проверяется их соответствие требованиям и рекомендациям политик для сотрудников и клиентов, которых придерживается компания.
Если этот процесс не организован должным образом, могут возникать существенные проблемы. По данным нашего недавнего исследования, посвященного организации труда, 49% сотрудников считают ожидание ответа на их запросы одним из наиболее серьезных факторов, ухудшающих производительность. Наличие продуманного процесса утверждения позволяет эффективно отслеживать состояние проекта, а также контролировать текущий статус своих запросов. В этой публикации мы расскажем о том, как быстро и легко построить процесс утверждения в Wrike.
1. Разбейте весь процесс на отдельные этапы
При создании процесса перечислите все его этапы. Выделите те этапы, которые являются обязательными, и те, которые можно исключить в целях оптимизации. Например, цикл утверждения документа может включать в себя такие этапы, как «Первоначальный проект», «В разработке», «На проверке», «Отправлено на утверждение», «Утверждено» и «Завершено». В некоторых случаях к ним могут добавляться этапы «Приостановлено», «Отменено» и «Отложено». Оцените необходимость всех этих этапов процесса утверждения.
2. Разработайте собственный рабочий процесс
Одной из самых популярных возможностей Wrike являются настраиваемые статусы. С их помощью вы можете сэкономить много времени, с первого взгляда определяя статус конкретной задачи. Итак, после определения этапов процесса утверждения самое время добавить в него настраиваемые статусы. Помните, что следует использовать только имеющие практическую ценность статусы. Например, «Отправлено на утверждение» — это, скорее этап, чем необходимый статус. Мы рекомендуем использовать следующие статусы как один из возможных вариантов:
«Рассматривается». «В разработке. «На проверке. «Утверждено». «Завершено». «Приостановлено». «Отложено». «Отменено».
3. Настройте панель задач
На заключительном этапе следует настроить панель задач, в которой вы сможете в любой момент времени легко отслеживать состояние любого проекта. С ее помощью вы сможете распределять проекты по категориям в зависимости от их статуса. Допустим, вы хотите настроить панель задач для проектов, которые должны быть утверждены вице-президентом вашей компании. Присвойте панели соответствующее название и создайте виджеты «Ожидается утверждение» и «Утверждено». В первый из них можно добавить все проекты со статусом «На проверке», которые требуют внимания вице-президента. После того как вице-президент изменяет статус проекта, мгновенно перемещается в соответствующий виджет, благодаря чему вы всегда будете видеть актуальный статус любого элемента.
Процессы утверждения применяются практически во всех компаниях. Их неправильная организация может привести к заметной потере производительности.
Чтобы протестировать процессы утверждения, воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike.
Как вы настроили собственный процесс утверждения в Wrike?
Опишите свой рабочий процесс в разделе комментариев.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
