Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), рассказывает о том, как выявить пожирателей времени, и делится принципами, которые помогут скорректировать процесс планирования.
В недавнем прошлом (в середине 2010-х годов) это словосочетание было одним из самых хайповых в сфере личностного развития. Но ажиотаж прошел достаточно быстро (буквально за год-два). Могу предположить, что это связано с непростой схемой установления правил тайм-менеджмента в личной жизни и, конечно же, лени следования этим правилам, ведь так сложно начать себя ограничивать в чем-то привычном.
В этой короткой статье (рассчитанной на одну чашку кофе) я расскажу об основных пожирателях вашего времени, на которые следует обратить пристальное внимание и стараться их избегать, а также о некоторых парадоксах планирования, в которые попадает большинство не знающих о них.
ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ
Ниже я перечислю основные пожиратели, известные мне. Попробуйте спроецировать их на ваш рабочий день. Для этого фиксируйте в течение дня то, чем вы занимаетесь, с указанием периода. Предлагаю следующий формат:
Время начала | Время окончания | Чем занимался
10:00 10:15 Разговор по телефону с Боссом
10:16 10:28 Сходил покурить, обсудить с коллегами Босса
В итоге у вас получится занятный график одного выбранного дня. Делитесь эмоциями, пишите о том, что чувствуете — не нужно канцеляризмов, дайте волю своему подсознанию. Скорее всего, это будет нетиповой день. Но типичные временные ловушки будут выявлены, и они с большей вероятностью будут присутствовать почти во всех ваших днях. У каждой ловушки будет корневая причина, которая может быть найдена достаточно просто. Задайте себе вопрос «Почему я этим занимался?» — этой причиной и будут пожиратели времени.
К слову, вы можете начать эту активность не в рамках рабочего, а в рамках светового дня от момента «чистки зубов» до «ухода на сон».
Ниже я приведу наиболее встречаемые пожиратели времени. А в комментариях напишите номера, которые оказались и в вашем графике (потом приведем статистику среди наших читателей блога):
1. Активные пожиратели (действия):
- 1.1. Отвлекающие телефонные звонки/электронные письма во время работы.
- 1.2. Коллеги, приходящие во время выполнения вами задач, а иногда и приходящие с новыми задачами.
- 1.3. Внезапные совещания (когда возникают срочно, без возможности нормально к ним подготовиться).
2. Пассивные пожиратели (причины):
- 2.1. Неясные цели (когда не знаете цели выполняемых работ).
- 2.2. Нет приоритетов задач (когда теряетесь в задачах).
- 2.3. Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы производятся не оптимальными способами для задачи).
- 2.4. Большое количество задач, требующих высокой концентрации (когда не понимаете, на чем стоит концентрироваться).
- 2.5. Отсутствие мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
- 2.6. Недостаточно организованное хранение информации (когда тратите дополнительное время на поиск и обобщение необходимой информации).
3. Внешние пожиратели (окружающая среда):
- 3.1. Шум в рабочем помещении (когда на рабочем месте некомфортно).
- 3.2. Недостаточная координация с другими коллегами (все вокруг пытаются потушить «возникший пожар»).
- 3.3. Тлеющие конфликты между сотрудниками/подразделениями.
4. Внутренние пожиратели (собственная неорганизованность):
- 4.1. Неумение говорить обоснованное “Нет” не соответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
- 4.2. Недостаточное делегирование работы подчиненным (когда делаете все сами).
- 4.3. Недостаточная самодисциплина.
- 4.4. Перфекционизм (стремление собрать ВСЮ информацию до принятия решения).
ПАРАДОКСЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
Вспомните, как обычно выглядит ваш рабочий процесс:
— вы заняты конкретной задачей;
— количество вводных растёт, и вы начинаете нервничать;
— начинаете терять контроль происходящего;
— ускоряетесь в выполнении задач;
— снижается концентрация внимания и качество решений;
— проблем становиться больше — мы нервничаем еще больше.
Круг замкнулся.
Ниже я приведу основные принципы, которые помогут скорректировать подход, описанный выше.
- Если опаздываем, начинаем терять контроль, сразу же необходимо ТОРМОЗИТЬ! Остановитесь, сверьте приоритеты, спланируйте выполнение того, что сейчас критичнее.
- Поймите, за единицу времени качественно делать можно только одно дело.
- Как бы вы не старались работать значительно быстрее, чем среднестатистический специалист, не получится.
- Нужно делать то, что наиболее критично в данный момент.
В следующей части обсуждения тайм-менеджмента мы рассмотрим рекомендации к планированию своих активностей.
Лайкайте, читайте, делитесь и обсуждайте!
_________________________________________________________________
Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
Wrike Way — путь к эффективности
План достижения операционной эффективности, основанный на идеях 15000 ведущих мировых компаний
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
