Вы работаете над созданием электронной книги. Ничего сложного, правда? Но давайте вспомним, сколько участников в команде вовлечены в процесс.
Когда авторы из группы разработки контента заканчивают писать текст, они передают его в отдел дизайна. Поколдовав над материалом, дизайнеры возвращают его в группу разработки контента для очередной проверки.
Далее в игру вступает команда веб-разработки, чтобы создать целевую страницу, с которой пользователи будут скачивать вашу книгу. Затем подключаются специалисты по поисковой оптимизации, благодаря которым люди смогут эту книгу отыскать. Что же происходит после завершения всех этих действий? Весь материал снова передается в группу разработки контента для окончательной проверки.
Вам не кажется, что это очень напоминают игру в пинг-понг, где мячик передается от одного игрока к другому? Да, именно так обычно и выполняются стандартные проекты.
Очень сложно скоординировать процесс взаимодействия между участниками команды, а тем более, между сотрудниками всего подразделения.
Но все же есть примеры, когда удалось довести искусство передачи до совершенства. Давайте взглянем на некоторые из футбольных команд, принимающие участие в Чемпионате мира. Они понимают, что такое командная работа и надежная футбольная стратегия, которая базируется на игре в мелкий пас и известна как тики-така.
Тики-така для чайников: чему стоит поучиться у футбольных команд
Вы можете полагать, что единственное, что вас объединяет с футбольными игроками — это стремление обойти соперника.
Но попытайтесь представить себе футбольный матч. Сначала мяч оказывается у одного игрока, а затем передается по полю и переходит от одного футболиста к другому, пока не попадет в ворота. Это и есть настоящая командная работа.
И именно короткие пасы между игроками одной команды и непрерывные движения с мячом называются тики-такой. Сначала этот стиль игры успешно применялся игроками футбольного клуба «Барселона», а затем его переняли и улучшили спортсмены сборной Испании. Именно благодаря этой технике они выиграли Кубок мира в 2010 году. Хотя некоторые спортивные аналитики считают чрезмерное пристрастие к тики-таке причиной проигрыша испанской сборной в матче с Россией на Чемпионате мира 2018, эта популярная стратегия произвела революцию в футболе и определенно достойна того, чтобы быть изученной. Прежде всего, команда должна быть единым целым.
В приведенном ниже видеоролике вы можете увидеть, как выглядит тики-така на поле:
Итак, зачем нужны эти короткие пасы? Они позволяют команде перемещать мяч по полю короткими передачами, за счет этого снижается вероятность перехвата и повышается процент владения мячом. Игроки лучше контролируют мяч и при этом продолжают приближаться к воротам.
Разве это не напоминает вам работу вашей команды? Даже если вы не играете в футбол, вы должны уметь быстро и эффективно «передавать мяч» от одного игрока к другому (как в тики-таке!) и при этом ничего не упустить.
Именно последний момент может представлять сложность. Давайте рассмотрим несколько рекомендаций по улучшению обмена информацией между участниками проекта для того, чтобы повысить эффективность командной работы.
Командная работа: пять советов по улучшению обмена информацией
1. Начните с серьезного организационного совещания
Одна из основных причин успешности тики-таки заключается в том, что это общая стратегия. Во время игры ее использует каждый участник команды.
Это говорит о том, насколько важно правильно проинформировать сотрудников, прежде чем вы, образно говоря, выйдете на поле.
Поэтому есть смысл собрать всех на организационное совещание. На встрече нужно обязательно затронуть следующие темы:
- Общие цели
- Более мелкие задачи в рамках проекта
- Кто ответственен за эти задачи
- Календарный план и отдельные вехи для небольших задач
- Какие дополнительные сведения и инструменты понадобятся для реализации проекта
По данным исследования Института управления проектами (PMI) за 2017 г. «Пульс профессии: управление международными проектами», 37% руководителей считают, что проекты срываются из-за отсутствия четко поставленных целей. С их помощью можно оценивать ход работ, и это — основные факторы, способные привести к провалу.
Одним словом, вам нужно провести эффективное организационное совещание, чтобы все участники команды были в курсе целей и сроков проекта.
2. Позаботьтесь, чтобы все участники команды не выпускали мяч из виду
Организационное совещание имеет очень большое значение. Пересмотрите видео о тики-таке еще раз. Даже если игроки находятся далеко от мяча, они продолжают внимательно следить за ним и за всем, что происходит на поле.
Делать передачи гораздо проще, когда все футболисты видят мяч в любой момент игры. С другой стороны, когда один из участников команды несет полную ответственность за проект в течение длительного времени, ситуация начинает постепенно усложняться. Например, группа разработки контента на протяжении долгого времени занимается решением определенных вопросов, связанных с созданием книги. Она вносит правки, устраняет проблемы, учитывает важные сведения, поступающие от партнеров и других заинтересованных лиц.
Но после этого эстафета переходит к дизайнерам. Предполагается, что они продолжат работу над книгой и ничего не упустят, хотя не до конца понимают контекст, который воспринимается специалистами по разработке контента как нечто само собой разумеющееся.
Передачи становятся более успешными, когда каждый член команды знает, как происходит выполнение задач, даже если они не входят в сферу его ответственности.
Но поддержание такого уровня осведомленности не должно требовать от сотрудников каких-либо чрезмерных усилий.
Вполне достаточно ежемесячной встречи для объявлений об изменении статуса и ответов на вопросы. Также можно внедрить политику рассылки регулярных почтовых сообщений, например, по пятницам, для чтобы информировать сотрудников о ходе выполнения работ и улучшить командную работу.
Можно задействовать и систему управления проектами (например, сервис Wrike, который используют по всему миру). Панель задач с общим доступом позволит каждому члену команды видеть статус и назначенных исполнителей для каждой задачи, а также наладить работу с документами. Также можно настроить получение уведомлений в режиме реального времени о важных вехах и новостях.
Это простой и удобный способ информировать участников, чтобы никому из них не пришлось входить в курс дела за считанные минуты.
3. Централизованно храните весь набор необходимых данных
Централизованное хранение информации достойно отдельного упоминания, особенно когда речь идет об успешной передаче материалов.
Наладить обмен знаниями — одна из самых крупных задач, которую необходимо решить. При работе над проектом возникает множество обсуждений и сопроводительной документации, и новым членам команды приходится срочно с ними знакомиться.
Статус задачи будет доступен для всех участников команды, если вы воспользуетесь решением для совместной работы. Оно позволит сотрудникам в любое время получать полный доступ к обсуждениям и прикрепленным файлам. Более того, с таким решением вам не придется лихорадочно искать важные сведения, разбросанные по чатам, электронным сообщениям и многочисленным документам.
Это одно из серьезнейших преимуществ, которое отметили сотрудники компании Unbounce, как только начали работать с решением для совместной работы. «Мне не нужно искать подробную информацию в своих записях, Google Документах, таблицах, потому что все хранится в Wrike», — говорит Челси Шольц, менеджер по маркетингу и продвижению брендов.
Благодаря централизованному и организованному хранению информации участники команды могут с большей легкостью отслеживать ход работ (даже если в это время мяч не у них!), а когда придет их очередь вступать в игру, у них уже будет доступ ко всем данным.
СОВЕТ. Когда вы начнете пользоваться решением для совместной работы, разработайте для участников команды простые правила взаимодействия. Таким образом, сотрудники станут хранить всю нужную информацию в программном приложении.
4. Стандартизируйте планы игры
Подготовка — это важно, но давайте поговорим о моменте, когда вам нужно будет передать материалы по проекту другой команде. Нужно сделать эту процедуру как можно более стандартизованной, чтобы предотвратить возможные недоразумения.
Вернемся к нашему примеру с электронной книгой. Допустим, группа разработки контента готова передать дизайнерам черновой текст. Создайте стандартную форму запроса или бриф, который участники группы должны заполнить, чтобы внести в него все необходимые сведения, контекст и прочую информацию, которая может понадобиться дизайнерам.
Заполнение такого брифа можно считать «официальной» точкой передачи данных, после которой получатель будет знать, что вся нужная информация уже у него и можно сразу приступать к новым задачам без лишних вопросов.
А если у вас есть проекты, выполняемые регулярно, теперь можно создать для них шаблоны, чтобы было гораздо проще добиваться стабильных успехов.
Например, если вы занимаетесь подготовкой вебинаров, создайте шаблоны не только для слайдов, примечаний и прочего контента, но и для рабочего процесса. Можно указать, в какой момент должна осуществляться передача материалов, кому именно назначены соответствующие задачи, сколько времени должно уйти на их выполнение и остальные необходимые данные.
5. Продолжайте проводить регулярные встречи
Вспомните, как в последний раз вы передавали коллегам материалы по проекту. Что вы при этом чувствовали? Испытывали ли вы облегчение от того, что теперь этой работой будете заниматься не вы, а кто-то другой?
Для того, чтобы процесс передачи данных был успешным, вся команда должна быть заинтересована в его выполнении. Она не должна думать только о том, как избавиться от своей части работы.
Давайте снова посмотрим на тики-таку. Когда футболист передает мяч другому участнику команды, он же не выходит из игры! Все игроки остаются внимательными и собранными, и во многих случаях мяч возвращается к ним.
Точно так же должна работать и ваша команда. А это значит, что регулярные обновления статуса или контрольные совещания, о которых мы упоминали раньше, не должны прекращаться после передачи материалов. Их нужно проводить до завершения всего проекта.
Нужно стараться, чтобы подобные совещания не превратились в бессмысленные мероприятия, где ничего существенного не обсуждают. Кроме того, не забывайте, что сотрудники не должны чувствовать себя так, словно каждый их шаг изучается под микроскопом.
Чтобы такие регулярные совещания продолжали приносить максимальную пользу, профессор бизнес-администрирования Гарвардской школы бизнеса Тереза Эмабайл и Стивен Крамен, психолог и независимый исследователь, подчеркивают, что вы должны понимать ощутимую разницу между попыткой выяснить, все ли хорошо, и жестким контролем.
«Проверяя, все ли в порядке, вы укрепляете сотрудничество; контролируя, вы душите инициативу своих подчиненных», — пишут они в статье для Harvard Business Review.
Они рекомендуют на подобных совещаниях задавать следующие вопросы:
- Нужно ли вам что-то для завершения работы по проекту?
- Вам ничего не мешает?
- Что лично могу сделать я или наша команда, чтобы вам помочь?
«Так вы сможете выяснить у сотрудников, как продвигается их работа, и у них не возникнет ощущение, будто они находятся под постоянным наблюдением», — комментируют авторы статьи.
Относитесь к таким совещаниям как к возможности совместно обдумать какой-то вопрос, уладить недоразумение или решить проблему. Так ваши сотрудники сохранят высокий уровень мотивации и будут чувствовать ответственность за конечный результат, а не только за свой личный вклад. Это и есть настоящая командная работа.
Воспользуйтесь этими рекомендациями и добивайтесь поставленных целей
Передача материалов по проекту может быть сложным и утомительным процессом. Но будьте уверены — всегда возможно наладить успешную передачу, особенно если брать пример с футбольных команд и поучиться у них эффективной стратегии тики-така.
Вы все еще уверены, что обойдетесь без системы управления проектами, несмотря на все преимущества, которые мы описали?
Если вы выполняете большую часть работы в электронных таблицах, получите нашу бесплатную электронную книгу с пошаговой методикой, которая поможет вашей компании выстроить надежную культуру эффективности и сэкономить время на решение задач.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
