Управление проектами — дело очень сложное. Так как при выполнении любого проекта в игру вступает множество различных факторов, менеджеру проектов приходится быть очень гибким и изобретательным. В отличие от разработчиков, инженеров и архитекторов, занимающихся только технической стороной, менеджер проектов должен быть знаком со всеми техническими деталями, а также учитывать и социальные, и корпоративные аспекты. Более того, ему часто приходится управлять несколькими проектами одновременно.
Кроме всего прочего менеджер проектов должен позаботиться о том, чтобы между подразделениями поддерживались открытые каналы связи, чтобы различные команды могли координировать свои действия, и чтобы любые возможные риски не остались незамеченными. Естественно, на этой почве вырастает множество проблем. Вот три главные проблемы, с которыми приходится сталкиваться буквально каждому менеджеру проектов, и несколько путей их решения.
Проблема №1. Обновление графика работ по проекту
Излишне говорить о том, что у каждого проекта должен быть график, позволяющий всем участникам следить за ходом работ и возложенными на них обязанностями, а также отмечать пройденные вехи. Именно менеджер проектов должен вести учет всей деятельности участников команды, обновлять статус проекта и выступать в роли связующего звена между командой и всеми заинтересованными лицами, в том числе представителями высшего руководства. Однако такие административные задачи требуют огромных временных затрат, в то время как менеджер проектов мог бы использовать свои опыт и навыки для выполнения гораздо более полезной работы.
Решение. Автоматизируйте обновления графика везде, где это возможно, чтобы вам не пришлось тратить время на сбор данных вручную. Если вы будете проводить совещания для выяснения статуса задач каждого из участников, у вас уйдет на это большая часть рабочего времени. Есть специальные инструменты для управления проектами и совместной работы, которые позволят участникам вашей команды самостоятельно отмечать выполненные задачи и пройденные вехи, а вам — получать отчеты и обновления статуса в режиме реального времени. Вы сможете меньше времени тратить на административную рутину и направить все свои усилия и опыт на выполнение более важных задач.
Проблема №2. Многозадачность
Когда у вас столько дел, многозадачность может показаться вам единственным выходом. Но на самом деле она снижает вашу эффективность, отрицательно влияет на качество работы и может привести к серьезным нарушениям графика. Всего лишь один сбой неизбежно отразится на зависимых задачах, которые нельзя будет начать до завершения первой задачи, и так далее, и так далее. Задержки будут нарастать, как снежный ком.
Решение. Делайте все возможное, чтобы сократить число проектов, находящихся в работе одновременно. Старайтесь выполнять одновременно не более 25-50% от общего количества проектов, чтобы сократить задержки и повысить качество работы. Вам же станет легче, если вы будете разделять свое внимание между меньшим числом проектов. Также воспользуйтесь преимуществами многочисленных онлайн-инструментов, способных облегчить вашу ношу. Приложение для обмена мгновенными сообщениями, такое как Slack, позволит общаться в реальном времени, архивировать сообщения и легко находить нужную информацию, если вам потребуется вспомнить что-то важное из конкретного разговора.
Проблема №3. Ожидаемая продолжительность проекта
Если у вас нет волшебного хрустального шара (а если есть, не могли бы вы одолжить его нам?), вы никогда заранее не узнаете, сколько времени может занять выполнение конкретной задачи. Но вы можете сообщить клиентам и руководству предполагаемую дату выполнения, основанную на имеющейся у вас информации. И на вас будет возложена ответственность за соблюдение указанного срока.
Есть несколько различных методов, помогающих оценить время, которое потребуется вашей команде на выполнение проекта. Но если вы просто назначите для каждой отдельной задачи предполагаемый срок выполнения, ваши прогнозы могут не оправдаться. А это значит, что участникам команды придется наверстывать время, пытаясь уложиться в график. И это может привести не только к стрессу, но и к снижению качества, превышению бюджета или к опасности сорвать срок сдачи.
Решение. Вместо того, чтобы спрашивать у участников, когда они рассчитывают завершить свои задачи, попробуйте метод двух точечных оценок. Преимущество этого метода заключается в том, что он позволяет нарушить предварительный срок благодаря временному буферу, позволяющему несмотря ни на что сдать проект вовремя. Учтите: этот метод вовсе не гарантирует, что вы сможете сдать вовремя любой проект, но он может послужить вам в качестве страховки.
Эти полезные стратегии и инструменты позволят вам лучше планировать и выполнять свои проекты, а также повысить эффективность работы команды, снизить стресс и неизменно оправдывать (и даже превышать!) ожидания ваших клиентов.
Об авторе:
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
