С античных времен календари использовались для организации взаимодействия и успешной реализации проектов — сбора урожая или строительства пирамид. По мере развития и усложнения работ в организации стали нуждаться и сами календари.
Используемый нами сегодня григорианский календарь ввели в годы жизни Джорджа Вашингтона — он довольно новый. Раньше в Европе в основном использовали юлианский календарь. Но с каждым годом он все больше отдалялся от еврейского календаря и не совпадал с днями равноденствия, внося беспорядок. Григорианский календарь это исправил, и все перешли на него, кроме Англии. Все было хорошо, пока в високосный год страна не «отстала» от других стран на 11 дней. Например, Джордж Вашингтон родился 11 февраля по юлианскому календарю, но мы отмечаем его день рождения 22 февраля.
Понимаете, в чем проблема?
Конечно, праздновать 2 дня рождения было бы здорово, но представьте себе деловой мир, в котором все используют разные календари. Работа бы не ладилась. Учитывая, что 43 % сотрудников работают удаленно, часто в разных часовых поясах, мы ожидаем от них эффективного взаимодействия и сотрудничества, но при этом не используем нужные функции календаря для управления всеми их проектами.
По данным нашего исследования о стрессе на рабочем месте, главный источник стресса – проблемы во взаимодействии даже несмотря на то, что 98 % руководителей тратят до 87 % своего рабочего времени на его налаживание.
Нашим командам нужны инструменты, в которых можно не только отметить нужную дату. Им нужна помощь в управлении проектами и организации совместной работы. Подходящий онлайн-календарь может с этим справиться, но выбрать его из множества инструментов и настроить для повышения эффективности и прозрачности данных может быть сложно. Ниже мы перечислим 3 лучших функции календарей для вашей команды.
3 функции лучших календарей для вашей команды
Создание, присвоение цвета и многоуровневое отображение календарей
Каждый, кто пробовал наглядно организовать задачи команды и их сроки выполнения в едином календаре, может подтвердить, что это непростая задача как в административном отношении, так и в плане визуального оформления. Обеспечивать постоянное обновление календаря не так уж просто, а инструменты вроде Excel или Google Календарь могут создать лишние сложности для организации работы.
Представьте, каким перегруженным может быть, к примеру, календарь контент-менеджера. Электронные книги, статьи в блогах, истории пользователей, электронные письма, рекламные акции, вебинары и многое другое – если календарь представляет собой просто перечень дедлайнов, будет сложно визуализировать и управлять зависимостями и большим объемом работы. Очень важно объединить все задачи в одном месте и составить полное представление о текущей загрузке, ведь к разному контенту требуется свой подход. Вы захотите оптимизировать и выстроить стратегию работы с каждым видом контента по отдельности.
А что плохого в том, чтобы работать со списком дел и не оптимизировать календарь для каждого типа контента? В целом, контент-маркетинг привлекает в 3 раза больше клиентов и обходится на 62 % дешевле по сравнению с исходящим маркетингом, однако только 9 % специалистов по маркетингу выработали системный подход к управлению контентом: от производства до распространения. Это означает, что вы теряете потенциальных покупателей и прибыль. Так как же повысить рентабельность?
Например, наша команда по контент-маркетингу в компании Wrike пользуется Календарями Wrike. Вместо того чтобы размещать все материалы в одном большом календаре, команда создала отдельные календари для каждого типа. Использование цветной маркировки и послойного отображения каждого календаря позволяют создать единое изображение, на котором ясно видны все сроки и зависимости. Все календари можно просматривать одновременно или разнести их по слоям и просматривать по одному.
При большом количестве проектов и материалов календари с послойным отображением могут предотвратить появление конфликтов в расписании. Вы также можете отображать календарь с фильтрацией по статусу, каналу, аудитории и т. д. Это поможет разграничить задачи для общего просмотра всей текущей работы или отображения мельчайших подробностей — всё в режиме реального времени.
Но организация работы не ограничивается только выполнением задач и соблюдением сроков. Вы можете накладывать слои на другие ключевые календари, например календари отпусков сотрудников, чтобы распределять рабочую нагрузку и ничего не упустить, если кого-то не будет на рабочем месте. Функция добавления или удаления слоев поможет команде улучшить стратегию работы. Вы можете просматривать все рабочие процессы команды или упростить отображение, чтобы перезагруженный событиями календарь не отвлекал от работы каждого сотрудника.
Основные функции:
- Инструмент, позволяющий создавать разные календари и изменять их цвета по статусу, каналу, аудитории или типу проектов.
- Возможность отдельного просмотра разных календарей или послойного совместного отображения.
Объединяйте календари с общим доступом для основных проектов и задач, чтобы каждый сотрудник был на связи и в курсе последних обновлений — при любых обстоятельствах
Традиционные календари подходят для проведения совещаний и организации рабочего дня. Но как бы мы ни старались, наш рабочий день редко идет по плану. Задачи постоянно меняются, и если обновлять календари вручную нам еще по силам, то всей команде нужно нечто большее для организации работы.
При управлении работой команды с помощью традиционного календаря вы заметите, что тратите много времени на обновление информации, перемещение данных, или даже начнете что-то игнорировать. Такой календарь не станет единым источником достоверных данных для согласованной совместной работы, а скорее будет неудобным административным инструментом, требующим постоянного скрупулезного обновления.
Дело в том, что недостаточно просто установить срок выполнения задачи и забыть о нем. По данным нашего исследования о рынке профессиональных услуг, 97 % проектов не сдается вовремя. И хотя мы пытаемся придерживаться сроков, почти с каждым исполнителем периодически что-то случается. Если вы переносите сроки из-за задержки или просто потому, что вам нужно поменять задачи местами, в вашем календаре для совместной работы должны быть соответствующие удобные функции.
Наглядный пример команды с постоянно сдвигающимися дедлайнами – команда, проводящая интегрированные кампании. Она работает во взаимодействии с сотрудниками из отделов управления контентом, продаж, работы с продукцией и другими. Когда множество проектных задач и кампаний со сдвинутыми сроками запускается в одно время, важно, чтобы они могли обновляться в календарях в режиме реального времени и не вызывать затруднений в совместной работе команд. Как обеспечить обновление данных без выполнения дополнительной работы?
Например, команда по проведению интегрированных кампаний Wrike наладила совместную работу с помощью календарей Wrike на единой платформе управления проектами. Когда члены команды создают проект в Wrike, они устанавливают зависимости и сроки выполнения задачи. При включении режима просмотра в виде календаря календарь заполняется автоматически. Если нужно перенести задачу, можно просто перетащить ее в режиме просмотра в виде календаря или установить дату в задаче, и она автоматически поменяется в календаре.
Удобство пользования обеспечивает обновление календарей и не требует лишних усилий. А знаете, что еще в календарях хорошего? Поскольку вы можете устанавливать зависимости задач для управления проектами с помощью перетаскивания задачи в календарь, все зависимые задачи будут корректироваться автоматически. Это самый быстрый способ переноса сроков задач.
Допустим, вы работаете над запуском продукции. Все ваши электронные письма, пресс-релизы, блоги, видео, тренинги по вопросам продаж и многое другое зависят друг от друга. Если в одном аспекте происходит задержка, это влияет на работу других команд и выполнение задач. А если календарь будет привязан к вашему инструменту управления проектами, вы без труда сможете наладить совместную работу и предотвратить срыв сроков. Чтобы не тратить время на обновление разрозненных календарей или отправку актуальной информации акционерам, вы можете воспользоваться календарями Wrike для объединения всей информации, файлов и переписок в одном месте, и ваша команда легко сможет переходить от календаря к работе.
С помощью приложения-календаря с общим доступом в таком инструменте для организации работы, как Wrike, вы поймете, что в запланированных задачах есть вся нужная информация, файлы и внутренние переписки сотрудников. Изменение сроков в самой задаче автоматически отразится в календаре, а значит, все смогут сразу увидеть обновленные планы и расписания. Так вы сэкономите время сотрудников, которое они бы тратили на отслеживание информации о задачах или отправку запросов об обновлении.
Основные функции:
- Календарь для совместной работы команды с отражением информации через инструмент для организации работы, чтобы можно было нажать на элементы календаря и перейти к рабочим задачам.
- Функции перетаскивания, с помощью которых легко можно менять сроки в режиме просмотра в виде календаря.
- Возможность устанавливать зависимости, чтобы с изменением сроков автоматически обновлялись зависимые задачи.
Делитесь доступом ко внутренним и внешним рабочим процессам в режиме реального времени
Мы все работаем со многими командами или клиентами с разными потребностями в отношении прозрачности данных о проектах. Одни хотят просматривать каждую мелочь и погружаться во все подробности. Другие хотят получить общее понимание: узнать сроки и текущее состояние дел. Гибкий календарь станет для вас хамелеоном в организации работы, вы сможете соответствовать всем требованиям без изменения текущих процессов и инструментов.
Как мы упоминали ранее, главное – подключить календарь к вашему инструменту организации работы. Следующий уровень – гибкий подход к предоставлению доступа к данным календаря внутри организации и за ее пределами. Для сообщения сотрудникам времени и сроков выполнения задач календарь для командной работы – один из лучших способов наглядного оформления проекта.
Специалисты по оказанию профессиональных услуг хорошо знают, как важно держать разные команды в курсе дел, не перегружая их и не нарушая конфиденциальность данных. В нашем исследовании о рынке профессиональных услуг мы выявили 3 основных причины оттока клиентов: превышение бюджета или срыв сроков, сложности взаимодействия и просрочки, а также отсутствие прозрачности данных о статусе проекта.
Главное — это прозрачность. Нужно держать в курсе внутренних и внешних участников проектов, а значит, нужен календарь для контроля доступа к информации. К примеру, специалисты по оказанию профессиональных услуг любят предоставлять клиентам общий обзор хода исполнения проекта, не вдаваясь в подробности. Но некоторым клиентам нужно видеть все мелкие подробности.
Вам понадобится календарь с возможностью размещения внутренних и внешних ссылок для удобного предоставления доступа к данным. В Wrike вы сможете создавать внешние ссылки и делиться ими с клиентами, даже если у них нет аккаунта в системе Wrike. Как администратор вы будете контролировать доступ к данным для внешних партнеров. Вы сможете настроить, чтобы внешние участники могли видеть названия задач в календаре, но не могли получить более подробную информацию о проекте. Так другие команды или клиенты смогут составить представление о ходе работы над проектом, и при этом вы никого не перезагрузите и не нарушите требования безопасности. Внешние ссылки обновляются автоматически по мере изменения проекта, и вы без труда сможете держать в курсе поставщиков, клиентов и других внешних участников.
Предоставление доступа к календарям облегчает совместную работу сотрудников и клиентов. Календари помогают следить за работой, которую нужно выполнить к определенному сроку, взаимодействовать с командой и отображать в наглядном виде графики ваших проектов. Когда участники могут отобразить проект в виде календаря вместо поиска информации по спискам дел, им проще решать возможные проблемы. Они смогут понять, как все связано, и будут развиваться, что придаст им уверенности и мотивирует на усердную работу.
Основные функции:
- Календарь для командной работы с возможностью создания внутренних и внешних ссылок и предоставления доступа другим командам и клиентам.
- Возможность устанавливать уровни конфиденциальности и определять степень прозрачности данных для внешних команд.
Календари для командной работы способствуют процветанию бизнеса
Сегодня все больше сотрудников работают дистанционно из разных стран во взаимодействии друг с другом. При такой организации работы одни компании процветают, а другие – выживают. В последней статье журнала Harvard Business Review пришли к выводу, что взаимодействие и сотрудничество – ключевые факторы для перехода компаний от стадии «выживания» к процветанию, а правильный календарь для совместной работы может в этом помочь.
Если все ваши сотрудники пользуются гибкими календарями для командной работы в одном решении для управления проектами, они могут оптимизировать рабочие процессы и наладить продуктивное взаимодействие и совместную работу в любых часовых поясах, офисах, командах и т. д.
Что можно сказать в заключение? Не будьте как Англия в 18 веке, а не то отстанете от конкурентов на 11 дней. Попробуйте бесплатную двухнедельную версию Wrike сегодня и согласуйте работу всех ваших команд в календаре Wrike. Успех не заставит себя ждать.
А для чего еще ваша команда использует календари? Поделитесь впечатлениями в комментариях!
