Сотрудничество и управление рабочими процессами — это темы, которые часто обсуждаются внутри компании. Как нашей команде стать более успешной? Эффективно ли мы используем наши ресурсы? Как нам улучшить производительность?
Организация работы, эффективное сотрудничество и соблюдение сроков — залог успешного выполнения рабочих задач. Но по мере расширения бизнеса и роста конкуренции становится понятно, что базовых подходов к управлению рабочими процессами становится недостаточно.
Из-за отсутствия гибкости и неспособности к масштабированию старые процессы теряют свою актуальность по мере того, как изменяются приоритеты и требования рынка. По результатам исследований IDC, компании теряют за год от 20% до 30% выручки из-за неэффективных рабочих процессов. В наши дни успешные организации нуждаются в дополнительных возможностях, чтобы опережать конкурентов и постоянно развиваться, удовлетворяя растущие потребности своих клиентов.
Усовершенствование текущих процессов, устранение разобщенности и управление рабочими процессами, помогают своевременно добиваться бизнес-целей и снизить уровень рисков.
Узнайте, как мощная система управления проектами Wrike может стать вашим тузом в рукаве в ходе завоевания рынка.
1. Согласованность работы команд
Чего бы мы хотели? Чтобы различные подразделения безупречно выполняли повседневную работу, согласуя действия с другими командами для достижения приоритетных бизнес-целей. А что происходит в действительности? Руководители отделов часто теряют из виду цели и приоритеты, с трудом справляясь со сложностями управления процессами и операциями, которые выполняют разрозненные команды.
Чтобы согласовать деятельность команд по достижению бизнес-целей, необходимо с самого начала сделать эти цели прозрачными и доступными для всех. OKR («цели и ключевые результаты») — это отличный формат для составления подробных планов на квартал или на год, и именно эта методика считается одной из причин стремительного роста и успехов компании Google.
Но просто разработать четкий процесс постановки бизнес-целей недостаточно. Без единого источника достоверных данных, который будет использоваться для проведения мозговых штурмов, распространения информации и мониторинга производительности, надеяться на достижение целей бессмысленно. Wrike не только помогает вашей команде согласовать бизнес-цели, но и делает их достижимыми.
В Wrike вы можете связать цели отдельных сотрудников с целями команды, цели команды — с целями подразделения, и так далее, устанавливая связи между исполнителями, утверждающими лицами и сроками основных проектов. Такой уровень прозрачности позволяет согласовать приоритеты команд и гарантирует, что бизнес-результаты всегда будут во главе угла.
2. Как вовремя заметить айсберг?
Всем известна история гибели «Титаника». В первом же рейсе член команды заметил айсберг и передал сообщение, что нужно сменить курс. Но айсберг был замечен слишком поздно, и произошло столкновение, которое в итоге привело к катастрофе. Если бы видимость была лучше, айсберг могли бы заметить раньше и катастрофы удалось бы избежать.
Риск неизбежен в любом бизнесе. Вооружившись подходящими инструментами, вы можете использовать улучшенную видимость, чтобы сразу же «увидеть айсберг»и обрести уверенность.
Wrike мгновенно отправляет вам уведомления о любых изменениях или обновлениях статуса важных проектов, чтобы вы всегда оставались в курсе событий. Если возникнут проблемы с выполнением какой-то из задач, вы сможете оперативно их решить, а все задействованные сотрудники будут сразу оповещены.
Быстро узнавайте об изменениях статусов и приоритетов, получая как общую, так и детальную информацию, и не тратьте время на бесконечные отчетные совещания.
3. Обеспечение подотчетности
Отсутствие подотчетности ведет ко множеству проблем. И ответственность за это несет руководитель, то есть вы. «Если вы позволяете своим сотрудникам избежать ответственности, проблема никуда не денется. Просто ответственность за нее будет переложена на вас. И все эти проблемы начнут стремительно накапливаться», — говорит Дэвид Бейкер, генеральный директор Think Shift.
И ситуация складывается не в пользу высшего руководства. По результатам исследования, проведенного Harvard Business Review, 50% менеджеров испытывают большие трудности с подотчетностью. И если ваши менеджеры не способны брать на себя ответственность, то кто способен?
Использование различных платформ, таких как электронная почта, таблицы, системы мгновенных сообщений и т. д. значительно усложняет работу. Из бесчисленных цепочек электронных писем почти невозможно понять, каким должен быть следующий этап и кто отвечает за его выполнение. В результате сроки постоянно «горят».
Но когда вы назначаете владельца проекта в Wrike, сразу становится ясно, на кого возложена ответственность за проект. Более того, сотрудники, назначенные владельцами проекта или задачи, склонны вкладывать больше усилий в их выполнение.
Когда речь идет о процессе утверждения, вопрос подотчетности может стать самой большой из проблем. Не только утверждающие лица ответственны за передачу рабочих материалов далее в цепочке утверждения, но и владелец проекта несет ответственность за то, чтобы каждый утверждающий выполнил свою часть работы. Занятым руководителям часто бывает трудно понять, в какой момент им нужно включиться в процесс.
Дополнение Wrike Proof оптимизирует циклы проверок, позволяет назначать утверждающих лиц, и благодаря ему вы всегда будете знать, когда приходит ваша очередь внести свой вклад. Вы можете указывать даты, чтобы сразу было видно, сколько времени выделено на утверждение документа, а также выставлять статус «Утверждено» после завершения процесса.
4. Масштабируемость и стабильность
Одной из самых больших проблем для растущего бизнеса является обеспечение качества и стабильности. Необходимо тщательно следить за качеством продукта, который вы производите, чтобы обеспечить соблюдение самых высоких стандартов. Но даже в этом случае остается возможность что-нибудь упустить.
Wrike стандартизирует выполнение повторяющихся и рутинных задач, позволяя добиваться предсказуемых и стабильных успехов.Творческие группы могут отслеживать производство каждого актива и получать беспрецедентную информацию о производстве по всему миру.
Нет более мощного ресурса, чем люди, но у людей имеются свои пределы. Когда участники вашей команды устали выполнять одну и ту же работу или переходить от одного инструмента к другому, появляются ошибки и накладки. Но благодаря автоматизации повторяющихся задач и интеграции приложений с Wrike ваши специалисты смогут тратить меньше времени на монотонную административную работу и уделять больше внимания важным проектам.
«Эффективность сводится к тому, чтобы обратить внимание на ваши внутренние процессы и инструменты (электронную почту, мессенджеры, таблицы) и воспользоваться ими как возможностью для внедрения автоматизации». Брайан Хелмиг, технический директор и соучредитель Zapier
5. Гибкость
Приоритеты меняются. Из-за роста конкуренции вашей компании приходится всегда быть наготове, чтобы удовлетворять постоянно изменяющиеся запросы клиентов. Вместо того, чтобы противиться переменам, руководители должны проявлять гибкость и дать своим сотрудникам возможность адаптироваться.
Без инструмента, позволяющего действовать гибко и реагировать на изменения, темп работы замедляется, а сотрудники начинают испытывать эмоциональное выгорание. Wrike дает руководителям возможность оставаться на шаг впереди конкурентов, предоставляя им платформу, позволяющую легко и быстро сменить курс.
Благодаря своей гибкости Wrike подстраивается под ваш стиль работы, а не наоборот. Вы можете представлять свои рабочие данные в удобном для вам наглядном виде и перетаскивать задачи из одних папок в другие, когда приоритеты меняются. Отслеживание и оценка производительности позволяют постоянно получать новую информацию и повышать эффективность.
В компании Philz Coffee Wrike используется для заключения договорных соглашений с импортерами кофе, чтобы ничего не пропустить. «Используя такие инструменты, как Wrike, последовательно и регулярно, мы получаем возможность находить пробелы в процессах и оперативно вносить изменения, — рассказывает Энди Триндл Мерш, директор по развитию в компании Philz. — Я верю, что процессы нужно постоянно развивать; ни в коем случае нельзя допускать застоя. Примерно 85% наших процессов надежны, но мне кажется, есть около 15%, которые необходимо довести до идеала».
Разыгрывайте свои карты с умом
Даже самые талантливые руководители не застрахованы от неожиданностей, связанных с развитием бизнеса. Как бы ни были важны базовая организация и планирование, они служат лишь подспорьем для вас. Далее перечислены преимущества, которые дает руководителям система управления проектами Wrike:
- Устранение разобщенности благодаря здоровому сотрудничеству позволяет всем сотрудникам работать согласованно для достижения бизнес-целей.
- Прозрачность данных, позволяющая вовремя выявить опасную ситуацию, избавляет от необходимости принимать критические решения в последний момент.
- Назначение сотрудников владельцами проектов помогает установить доверительные отношения между командами и обеспечивает подотчетность каждого отдельного исполнителя.
- Внедрение автоматизации устраняет разрыв между масштабируемостью и стабильностью, позволяя сотрудникам уделять больше внимания работе, которая действительно важна.
- Высокая гибкость помогает вашей компании выделиться на фоне конкурентов, поскольку она позволяет вам развиваться по мере развития рынка.
Иногда самые трудные задачи могут стать для вас самыми многообещающими возможностями. Вооружившись подходящим инструментами, вы будете готовы к успешному решению таких задач.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
