Насколько быстро вы можете проверить статусы всех рабочих задач, над которыми работают участники команды? Для большинства менеджеров это потребует определенных усилий. Рассмотрим три сценария:
Сценарий 1. Допустим, вам нужно разослать письмо десяти участникам команды и запросить у них новую информацию о статусе. Кто-то ответит сразу, а кто-то не увидит это сообщение до самого вечера или даже до следующего утра.
Ответ: 1-2 рабочих дня.
Сценарий 2. И правда, это слишком долго. Давайте, лучше запланируем совещание, чтобы выяснить, чем в данный момент занимаются участники команды. Вам нужно достаточно времени, чтобы задать вопросы и обсудить дальнейшие действия.
Ответ: 1 час.
Сценарий 3. Целый час на обычное отчетное совещание? Если вы хотите узнавать новости еженедельно, это один час простоя в неделю и четыре часа в месяц. Лучше просто подойти к каждому сотруднику по отдельности и спросить, как у него идут дела с проектом. Допустим, на каждого сотрудника вы потратите по три минуты.
Ответ: 30 минут.
Какой бы из этих трех сценариев вы ни использовали, у каждого есть свои недостатки. Если кто-то из участников команды работает удаленно, то это может сильно усложнить задачу. В случае, если нужно выполнить какие-то последующие действия, вам придется отслеживать переписку. Допустим, если выполнение задания застопорилось или возникла неожиданная проблема, вам некогда будет вмешаться и принять меры. Отслеживание отчетов о положении дел и получение ответов на важные вопросы отнимает много времени.
Время — деньги, а низкая эффективность постоянно приводит компании к затратам времени, бюджет и низкому коэффициенту удержания сотрудников. На самом деле наличие инструментов для правильной организации работы — это очень важный фактор снижения текучести кадров, по словам Джеймса К. Хартера, старшего научного сотрудника из Института Гэллапа. Не говоря уже о том, что неэффективная коммуникация и сотрудничество — это две главные причины стресса на рабочем месте. Если вы дадите команде удобное программное обеспечение для выполнения проектов, это поможет сотрудникам избавиться от стресса, а вам — улучшить коэффициент удержания.
Так какое решение лучше всего помогает команде отслеживать всю информацию по текущим проектам? Централизованное хранилище, позволяющее просматривать, организовать, приоритизировать и измерить весь объем работы. А именно — панели задач и отчеты Wrike.
Мы спросили Джастина Лайлса, директора по продукту в компании Advice Local, занимающейся производством программного обеспечения, решений и услуг в области поисковой оптимизации, о том, сколько времени он тратит на проверку статуса задач своей команды в Wrike.
Давайте рассмотрим подробнее, как вы можете достичь полной прозрачности и максимального повышения эффективности в вашей организации.
Используйте панели задач для прозрачности всех проектов
Основная трудность для получения наглядной информации о рабочем процессе — это наличие слишком большого количества процедур. Когда каждый отслеживает объем выполненной работы по-своему, это значит, что и управление работой, и ее учет осуществляются по-разному.
«Мы готовим три-четыре статьи в неделю, — рассказывает Лорен Бет, руководитель глобального подразделения маркетинга и коммуникаций в компании Euromonitor International. — Мы постоянно расширяемся, поэтому нам так важна возможность получить всю информацию обо всех текущих проектах».
Без возможности получить общее представление обо всей выполняемой работе вы не сможете полностью контролировать то, что видите. Это может привести к задержкам, которые в итоге способны замедлить выполнение всего проекта.
Панели задач позволяют организовать данные таким образом, чтобы можно было согласовать процессы и получить обзор текущей ситуации.
Панели задач Wrike позволяют:
- Держать все данные под рукой. Настройте единое централизованное хранилище для хранения всей информации по проектам. Быстро устраняйте любые отставания от графика.
- Выберите, что хотите видеть. Используйте виджеты, чтобы узнавать статусы важных задач. Быстро выявляйте проблемы и устраняйте возможные препятствия.
- Используйте приоритизацию. В случае любого изменения приоритетов или целей в первую очередь направляйте информацию об этом исполнителям, работающим над важнейшими проектами.
- Управляйте подотчетностью. Если какие-то участники команды или проекты вызывают у вас беспокойство, настройте для них отдельную панель задач.
«Когда я узнал о Wrike, это оказался самый подходящий выбор, — говорит Лайлс. — Мы выбрали его, потому что он подходил для нашей модели работы, в которую включены 150 человек ежедневно и 650 человек из разных стран мира. У меня 15 панелей задач, и доступ к ним я даю всей команде. Мы стремимся каждый месяц проводить по тренингу, посвященному новым процессам, которые мы внедряем в Wrike, потому что нам нужно согласовать деятельность различных подразделений на 100%».
Оценка эффективности и управление ресурсами с помощью инструментов отчетности
В компании Advice Local Лайлс и его специалисты сделали эффективность своим главным приоритетом. Лайлс связывает успех своей команды с временем и деньгами, сэкономленными при помощи Wrike.
«Wrike экономит нам деньги, потому что он очень надежен», — говорит Лайлс.
Инструменты отчетности Wrike помогают справляться с рабочей загрузкой в команде и прогнозировать количество ресурсов благодаря сбору нужной информации из ваших задач и проектов. Данные отчетов доступны в реальном времени, и это значит, что каждый раз, когда вы обновляете свои данные, это автоматически отражается в отчете.
«Wrike дал нам прозрачность благодаря инструментам отчетности, — говорит Лайлс. — Я каждый день составляю около 60 отчетов. И когда отчет формируется, все данные в нем актуальны. У меня есть возможность передавать эту информацию высшему руководству».
Режимы отчетности можно настроить, чтобы вы видели именно то, что хотите видеть. Вот несколько различных примеров отчетности:
- Все активные задачи. Идеальный вариант, когда нужно следить за всей текущей работой.
- Просроченные задачи. Вы сразу видите, что у вас просрочено, и можете при необходимости внести корректировки.
- Еженедельные отчеты о статусе проекта. Раз и навсегда распрощайтесь с организационными совещаниями благодаря полной прозрачности сведений о рабочей загрузке команды за неделю.
- Проекты со сроком в этом месяце. Смотрите, что у вас намечено на этот месяц, для эффективного планирования и управления ресурсами.
- Не назначенные задачи. Убедитесь, что ни одна задача не оказалась забытой.
- Затрачено времени. Смотрите, какие проекты отнимают больше всего времени, и учитывайте это при планировании.
У вас есть полный контроль над своими данными. Легко предоставляйте доступ к отчетам сотрудникам других команд или сделайте их доступными только участникам вашей команды.
Если вам нужны возможности автоматического составления отчетов, благодаря подпискам еженедельные или ежемесячные отчеты будут поступать к вам на вкладку «Входящие».
Отчеты Wrike позволяют:
- Заранее видеть возможные проблемы. Вы сразу узнаете и об отставании от графика, и о перегруженности кого-то из участников команды.
- Измерять успех. Вы с одного взгляда увидите, сколько проектов ваша команда выполнила вовремя, и сколько с нарушением сроков.
- Прогнозирование ресурсов. Зная, сколько задач выполняются в данный момент, вы сможете эффективнее распределять рабочую загрузку.
«Масштабируемость Wrike — это что-то невероятное! — утверждает Лайлс. — Не бойтесь изменять настройки. С чего-то надо начинать, и иногда приходится построить целый дом, затем снести его до основания и выстроить другой, еще лучше. Чего-чего, а застоя у нас не бывает».
Сделайте прозрачность данных реальностью
Если вы пользуетесь Wrike или ищете систему управления проектами и совместной работой, вам нужно понимать, что прозрачность — это ключ к повышению эффективности и стабильным успехам. Приобретая решение для совместной работы с панелями задач и инструментами отчетности, вы не только сэкономите время и деньги, но и избавите своих сотрудников от лишнего стресса. Чтобы прозрачность данных стала для вас реальностью:
- Создайте централизованное хранилище для всей текущей работы и сделайте процессы четкими и согласованными, сформировав правильные ожидания и доказав ценность решения участникам своей команды.
- Расставляйте приоритеты, оценивайте и отслеживайте выполнение интересующего вас проекта.
- Обеспечьте подотчетность каждого из исполнителей.
- Заблаговременно устраняйте препятствия.
- Управляйте ресурсами и загрузкой команды, чтобы никто из сотрудников не оказался перегружен.
- Оценивайте эффективность команды, чтобы постоянно улучшать свои показатели.
Хотите поработать с панелями задач и инструментами отчетности? Попробуйте двухнедельную бесплатную версию Wrike.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
