Всем известно, что жизненная сила эффективных команд и компаний заключена в четко определенных повторяющихся процессах. Они помогают компаниям масштабировать свою деятельность, повысить производительность, сократить затраты и улучшить качество работы. С другой стороны, плохо налаженные процессы могут принести намного больше вреда, чем может показаться. Помимо потраченного времени, испорченных нервов и падения качества, такие процессы могут значительно уменьшить прибыль компании. Согласно оценкам, из-за неэффективных рабочих процессов компании ежегодно теряют до 30% прибыли.

Зная об огромном нераскрытом потенциале, эффективные команды постоянно анализируют свою работу, чтобы добиться максимальной производительности. О подобном непрерывном совершенствовании мечтают многие компании, но при больших масштабах операций осуществить его бывает непросто. Для этого от руководителей требуется умение видеть свою команду и проекты на макро- и микроуровне одновременно, чтобы можно было точно определить, на каком этапе падает темп работы.

Джастин Лайлс — директор по продукции в компании Advice Local, занимающейся производством программного обеспечения, решений и услуг в области поисковой оптимизации и выполняющей сотни тысяч проектов ежегодно. Он одержим проблемой эффективности и испробовал почти все имеющиеся на рынке продукты в поисках инструмента, который обеспечил бы полную прозрачность всех процессов в компании. Джастин и его команда из 20 сотрудников считают, что в последние два-три года именно Wrike помогает им получать многомиллионную прибыль. Мы встретились с Джастином в Далласе, чтобы узнать, как ему удалось добиться таких результатов и как Wrike помогает его компании достигать высокой операционной эффективности.

- - - -

Расскажите немного о себе и о том, как все начиналось.

Джастин: Я пришел в Advice Local в 2011 году. На самом деле они купили мою компанию. До этого я был единственным владельцем, ну и были еще несколько подрядчиков. Еще раньше я работал в интернет-маркетинге. Я начал изучать HTML, CSS, PHP, SQL... все, до чего только мог добраться. Я получил диплом бакалавра в 2005 году, а потом еще один, по интернет-маркетингу, в 2011-м, когда купили мою компанию.

В должности директора по продукции я руковожу командой примерно из 20 постоянных сотрудников. Кроме того, я работаю с командой примерно из 45 людей из других компаний, которые в свою очередь руководят примерно сотней людей или около того. Я контролирую производство наших продуктов, стратегии товарного маркетинга, стратегии API, разработку, конфигурацию. Я отвечаю за то, чтобы превратить идею в реальный продукт со своими техническими характеристиками.

Кроме того, я отвечаю за использование наших прямых ресурсов, внешнюю стратегию и тактику для основных клиентов нашего агентства (которых у нас где-то 50 или 75).  Сюда входит разрабатываемая нами стратегия, а заодно более частные тактические мероприятия. В своей работе со всеми этими подразделениями, включая стратегию API, я подчиняюсь непосредственно руководителю компании.

Чем еще я занимаюсь? Стратегия реализации идей, поддержка клиентов и подразделений внутри компании, поддержка аккаунтов, истории успеха клиентов — с ними тоже общаюсь я. Так что я участвую в работе почти каждого подразделения компании.

 

Ого, это огромный пласт работы! Как вы организовывали свой рабочий процесс до внедрения Wrike?

Джастин: До этого я пользовался Zoho и Basecamp. На самом деле я использовал одновременно Zoho, Basecamp и ActiveCollab, потому что разные команды использовали разные инструменты и не хотели ничего менять. До внедрения Wrike я отвечал за настройку Zoho: за функционирование шаблонов, за технические требования, за то, как добавить такую-то информацию или такого-то пользователя; по сути, занимался всей инфраструктурой платформ.

Во-первых, мы заметили, что используем слишком много платформ. Во-вторых, эти платформы не обладали функциями, которые были нам нужны для работы. Мы знали, чего хотим достичь, и знали, что наша компания стабильно развивается и будет только наращивать обороты.

Один из наших бывших основателей нашел Wrike и попросил меня его изучить. Мы тогда рассматривали еще несколько платформ: JIRA, Smartsheets, Trello и Asana. Я понял, что Wrike обеспечит рост нашей компании, так что сделать выбор было несложно. После внедрения Wrike я стал заниматься настройкой инфраструктуры с самой первой созданной нами папки. Мы наделали много ошибок, но дело того стоило!

 

Так чем же Wrike выделяется среди остальных решений?

Джастин: Мне не пришлось осваивать все с нуля, чтобы сразу же начать работать. Мне просто нужно было понять, чего я хочу. Мне показалась логичной форма организации рабочих процессов и данных. Вот есть папки, а в них — подпапки. В зависимости от того, что ты ищешь, всегда можно понять, куда смотреть и как во всем ориентироваться. Первое, что мне понравилось, — это что организация Wrike была чем-то похожа на то, как мы организовали наше хранилище в Dropbox. Мне было легко ориентироваться, потому что структура уже была мне знакома.

«Когда мы внедрили Wrike, все поняли, что этот инструмент — то, что нам надо»

Трудно ли вам было заручиться поддержкой команды?

Все довольно быстро поняли, что Wrike — очень гибкая система. Один сотрудник может использовать его совсем иначе, чем другой, но в итоге оба все равно достигают поставленной цели. Я провел множество совещаний по планированию и совместной работе с другими руководителями компании и их подразделениями.

Они ежедневно ведут 200-300 проектов, и Wrike дал нам возможность увидеть, что происходит в каждом из них. Мы увидели, как идет вся работа. У нас появилась функция управления задачами, где было видно, кто какой работой занят. Кроме того, я смог экспортировать и фильтровать информацию, а затем пересылать ее клиентам. И чтобы дать клиентам доступ в их собственные папки, уже не нужно было обходить бесконечные препятствия.

Когда мы внедрили Wrike, все поняли, что этот инструмент — то, что нам надо. Внедрить его оказалось очень просто. И я не слышал жалоб ни от одного из своих подчиненных.

Нам удалось ускорить процесс адаптации Wrike с помощью обучающих материалов, которые мы создали и распространили по всей компании. Мы сделали тесты, которые давали доступ к следующим уровням, если ты правильно отвечал на вопросы. Если ответ был неправильный, мы разбирались, что произошло, и в конечном итоге все прошли обучение полностью. Так что внедрение Wrike стало для нас легкой задачкой.

 

Как вы считаете, на каком этапе пути к максимальной операционной эффективности находится Advice Local?

Джастин: Учитывая все программы, которыми мы заняты сейчас, могу точно сказать, что мы на стадии оптимизации. По мере продвижения по разным этапам мы проходим так называемые «ворота». В такие моменты я обсуждаю с заинтересованными сторонами позиции нашей компании.

Я изучаю все ручные процессы и думаю, как можно автоматизировать все, что не требует участия человека. Одна из моих главных задач — придумать способы сделать компанию более рациональной и эффективной. Я постоянно повторяю эти два слова вместе: рациональный и эффективный.

Мы проделали в Wrike огромное количество ручной работы — 300 000 задач — так что мы знаем, как создавать задачи и как их выполнять в масштабах всей компании. Так что наша следующая задача — привязать к Wrike нашу базу данных и начать применять флажки, которые активируются данными из базы. Мы хотим научиться автоматически создавать задачу при сигнале такого флажка. Чтобы было известно, кому ее поручить и зачем. Это наш следующий шаг.

Опять-таки, мы по-прежнему ежедневно создаем сотни задач. Если для этого нужен специальный человек, это означает, что он будет занят абсолютно рутинной работой, и это в эпоху, когда у нас полным-полно технологий, которые могут избавить нас от рутины. Я ежедневно сталкиваюсь с тысячами ошибок API.

И я хочу, чтобы в случае такой ошибки автоматически активировалась задача для сотрудника, который сможет разобраться в проблеме. Чтобы нам не приходилось каждый день возиться с целой таблицей данных. Поскольку мы уже знаем, что создание задач вручную снижает эффективность работы, наш следующий шаг — автоматизировать этот процесс.

«В эпоху, когда у нас полным-полно технологий, стыдно заставлять человека заниматься рутиной».

Как повлияло на компанию внедрение Wrike?

Джастин: Благодаря настраиваемым полям и учету времени мы точно знаем, какую прибыль получаем от своих вложений, и это здорово. Теперь мы понимаем, теряем ли мы деньги на проектах или нет.

У нас есть проекты стоимостью от 80 долларов до 90000 со всеми промежуточными. И в каждом участвует разное количество людей, которые делают разное количество работы, причем некоторым мы платим за проект, некоторым за час работы, а некоторые получают постоянную зарплату. Если каждый отслеживает время, потраченное на работу, нам легко определить, каков бюджет того или иного проекта. Так что мы можем понять в общих чертах, не превысила ли проектная команда рамки бюджета, а затем я уже начинаю разбираться, где именно это произошло.

Так что с точки зрения показателей рентабельности мы можем точно понять, зарабатываем мы на проекте или нет. До внедрения Wrike мы не могли это определить. Мы просто знали, что у нас есть задачи, которые нужно выполнить. Вот и все.

Что касается качества выполнения проектов, оно взлетело до небес!  Благодаря тому, что мы занялись планированием и разработкой процессов, мы смогли оценить их более детально и плотнее заняться качеством нашего продукта. У нас был проект по созданию сайта, который состоял из 100 задач. И еще один, в котором задач было вдвое меньше. Почему так произошло? Мы смогли проверить, как это вышло, а благодаря Wrike нам удалось избавиться от части задач — все потому, что с Wrike мы могли лучше настроить процесс и лучше планировать работу.

Если говорить про экономию времени, то этого не мог обеспечить ни один другой инструмент. Теперь я могу в буквальном смысле кликнуть на задачу и скорректировать время ее выполнения. Или открыть всю папку проекта и понять, на каком мы находимся этапе. Так что Wrike помогает нам точно знать, как работает вся наша команда и подрядчики.

К примеру, я могу узнать, если кто-то целый час делал задачу, которая должна занять 15 минут. И я могу обратиться к этому сотруднику и сказать: «Слушай, на эту задачку нужно 15 минут. Давай разберемся, что пошло не так и как нам помочь тебе работать быстрее». Раньше так сделать было невозможно, потому что каждый вручную вбивал в систему потраченное на работу время.

В общем, Wrike повлиял на все четыре основных составляющих нашей рентабельности: качество проектов, потраченное время, управление бюджетом и возможность создавать среду для совместной работы. Когда разные сотрудники, работающие дистанционно, тратят на работу разное количество часов, без подходящего программного инструмента очень легко выпустить дело из рук. И Wrike как раз помогает с этим справиться.

 

Есть ли какие-нибудь усовершенствования, о которых вы могли бы рассказать?

Джастин: без Wrike мы бы остались без миллионов долларов прибыли, заработанных нами за последние пару лет. Миллионы долларов для компании, постоянный штат которой состоит всего из 30 человек, — это потрясающе.

Без Wrike с такими масштабами работы мы бы получали новые заказы, а затем бы барахтались в них, как в болоте. Мы бы не смогли справиться с запросами от компаний, которые хотят с нами сотрудничать. Благодаря работе с Wrike и нашим новым технологиям мы получили огромную прибыль. Так что на основе всего вышесказанного я бы ответил, что за последние два-три года Wrike помог нам заработать миллионы долларов.

«За последние два-три года Wrike помог нам заработать миллионы долларов»

Невероятно. Стали ли вы меньше использовать электронную почту и таблицы?

Джастин: Могу сказать, что мы стали на 50% меньше использовать таблицы. Что касается электронной почты, то лично я стал использовать свою на 90% реже, чем раньше. Моей команде не нужно перебрасываться письмами по поводу проектов. Всем, кто использует Wrike, почта стала нужна намного меньше. Мы оставляем комментарии к задачам. А если комментарии не нужны, всегда можно обсудить проблему в чате.

Мы создали несколько групп в Skype. Я работаю в Slack. И в Google Hangouts. Когда работаешь с таким количеством людей, лучше общаться с ними в тех системах, к которым они привыкли. Все комментарии и чаты копируются в папку проекта. Так что электронной почтой мы стали пользоваться по меньшей мере на 90% реже.

«Могу сказать, что мы стали на 50% меньше использовать таблицы»

Последний вопрос. У вас на мониторе открыто девять окон. В скольких из них Wrike?

Джастин: Здесь у меня панели задач. Еще есть запуски проектов. И задачи с пропущенным сроком выполнения. А еще задачи, над которыми я работаю в текущий момент. Так что мне видны сразу все процессы!

- - - -

Джастин и его команда раздвигают границы возможного в области управления продуктами, проектами и процессами. Они поддерживают в компании стремление к эффективной работе, и каждый новый проект ведет их к очередным достижениям. А вы уже готовы устранить недостатки и оптимизировать рабочие процессы?

Попробуйте бесплатную версию и присоединяйтесь к 15 тысячам компаний, которые используют Wrike, чтобы достичь большего с меньшими затратами.

Wrike Way — путь к эффективности

Wrike Way — путь к эффективности

План достижения операционной эффективности, основанный на идеях 15000 ведущих мировых компаний

Пожалуйста, введите значение
Пожалуйста, введите значение
Укажите ваш номер телефона
Выберите вариант
Выберите вариант
Выберите вариант
Выберите вариант
Выберите вариант

Заполняя и отправляя форму, я принимаю Политику конфиденциальности Wrike.

Согласитесь, чтобы продолжить
Согласитесь, чтобы продолжить
Server error. We're really sorry. Wait a few minutes and try again.

Спасибо за интерес к нашей электронной книге!

Загрузите его сейчас

Мы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.