Четыре года назад отдел маркетинга компании Unbounce, быстро растущего стартапа по разработке маркетингового инструмент для создания, публикации и тестов целевых страниц, состоял из восьми сотрудников.
Прошло два года, и команда увеличилась в размерах втрое. Проекты срывались. Информация была разбросана по электронным таблицам, блокнотам и Google Документам. О налаженных рабочих процессах можно было только мечтать.
А теперь познакомьтесь с Челси Шольц, менеджером по маркетингу и продвижению брендов. Челси, которая сама себя называет фанаткой организованности, вызвалась подобрать новую платформу управления проектами, достаточно гибкую для поддержки растущей команды, участники которой работают из нескольких городов.
В итоге Челси и ее команда решили использовать Wrike для управления своими маркетинговыми проектами. Недавно Челси обсудила с нами процессы, внедренные отделом маркетинга Unbounce и позволяющие обслуживать более 14 000 клиентов компании. В ходе разговора она рассказала о сотрудничестве между специалистами различных профилей, об управлении особо важными проектами и об ускорении рабочего процесса.
Вы не могли бы рассказать нам о своем прошлом оптыте и о задачах, над которыми сейчас работаете в компании Unbounce?
Я проработала в Unbounce почти четыре года. Начинала как менеджер проектов в отделе маркетинга, но достаточно быстро продвинулась и вошла в младший руководящий состав. В двух словах, теперь я бренд-менеджер, но в то же время продолжаю заниматься и процессами, связанными с управлением проектами.
Я всегда была очень организованной — с самого детства. Это мое врожденное качество. Поэтому в Unbounce меня всегда интересовали наши подходы к организации рабочих процессов и повышению эффективности. В какой-то степени это и привело нас к использованию Wrike.
Как организована работа отдела маркетинга в компании Unbounce?
В отделе маркетинга работают 24 сотрудника. Большинство из них местные, из Ванкувера, но наш менеджер по развитию живет в Испании. Еще у нас есть несколько консультантов, работающих удаленно.
Наша структура сформирована в соответствии с этапами маркетинговой воронки. Я работаю на этапе «осведомленности», выступая в качестве специалиста широкого профиля, принимающего стратегические решения в верхней части воронки. С нами также работают менеджер по контент-маркетингу, PR-менеджер, специалисты по социальным сетям, менеджер по управлению мероприятиями и специалист по партнерству.
Есть еще команда, работающая на этапе «оценки», их интерес в основном направлен на среднюю часть воронки. В группу входят копирайтеры, специалисты по автоматизации маркетинга и наш директор по стратегическому управлению кампаниями.
Конечно, есть и сотрудники, которые помогают всем командам, например, наш менеджер по PPC и менеджер по по расширению воронки. Также мы тесно сотрудничаем с нашими дизайнерами, командами регионального маркетинга и даже с основателями компании.
Как выглядел ваш рабочий процесс в Unbounce до внедрения Wrike?
Когда я пришла в Unbounce, в отделе маркетинга работали восемь сотрудников. Они приобрели Basecamp для управления рабочими процессами, но в то время он работал как один гигантский список задач.
Все было очень беспорядочно. У нас было не так уж много процессов или шаблонов, которые могли бы помочь при выполнении повторяющихся задач, например при выпуске электронной книги. Так что мы сталкивались с проблемами, и поэтому понадобилась моя помощь.
Команда росла очень быстро. Уже за год нас стало вдвое больше, и в течение следующего года численность продолжала увеличиваться. На этом этапе стало очевидно, что Basecamp не справляется. Мы расширялись, но он нам в этом не помогал. Требовался более гибкий инструмент, который можно было использовать независимо при удаленной работе или отслеживании собственных проектов.
Один специалист из отдела обработки данных предложил нам использовать Targetprocess для управления проектами. Мы попробовали, но нам это не подошло. Попытки приспособиться к этому ужасно неудобному инструменту причинили нам кучу проблем.
В итоге мы зашли в тупик, поняли, что нам нужно нечто совершенно другое, и начали поиски нового инструмента для управления проектами.
Как вы нашли Wrike? Пытались ли вы оценивать другие инструменты?
Мы с ребятами из операционного отдела и нашим директором по маркетингу сузили круг возможных вариантов до трех инструментов, и среди них были Wrike и Asana. Я слышала много хорошего о Wrike от друзей из компании Hootsuite, а также от некоторых сотрудников операционного отдела, которые использовали Wrike на своей старой работе.
Я до этого никогда не сталкивалась ни с Wrike, ни с Asana. В компаниях, где я работала раньше, мы использовали электронные таблицы или Basecamp, но я знала, что есть и более удачные решения. Я слышала о менеджерах проектов и отделах маркетинга, которые очень успешно работали с Wrike или с Asana.
Применение Wrike позволило нам более точно оценивать наши производственные возможности и благодаря этому выполнять за квартал на несколько проектов больше.
Что подтолкнуло вас к окончательному решению?
Wrike понравился мне с самого начала, потому что он решал множество проблем. Далеко не все сотрудники так страстно увлечены управлением проектами, как я. Им нужно что-то более простое, например Trello, но я хотела, чтобы все пользовались одним инструментом, и чтобы можно было видеть онлайн-журнал учета времени, отчет по загрузке сотрудников и диаграммы Ганта. А о скрытых папках я мечтала уже давно! Но мне нужно было, чтобы сотрудники, которым достаточно одного только списка задач, тоже остались довольны, и чтобы им не пришлось использовать восемь инструментов одновременно.
Wrike прекрасно подходил по всем параметрам. Он довольно прост, и это нравится людям, которые хотят спокойно выполнять свою работу — без лишних заморочек. И в то же время я могу видеть в подробностях, чем занимается каждый участник команды. Лично для себя я могу развлекаться по-полной — использовать и настраиваемые панели задач и крутые инструменты интеграции. При этом я не усложняю жизнь другим сотрудникам, хотя и пользуюсь тем же инструментом, что и они.
Я знала, что именно мне придется настраивать платформу, взаимодействовать с менеджером по поддержке клиентов и решать все рутинные задачи, возникающие при переводе трех десятков человек на новое ПО. Поэтому мое слово было решающим. Еще один важный фактор заключался в том, чтобы выбранным инструментом могли пользоваться специалисты из других отделов — для повышения рентабельности и укрепления сотрудничества.
И много ли других команд, кроме отдела маркетинга, используют Wrike?
Wrike использует команда поддержки клиентов, с которой мы тесно сотрудничаем. А еще операционный отдел, ИТ-отдел и несколько инженеров.
Возможность для сотрудников других команд видеть, чем занимается отдел маркетинга, поистине бесценна! У нас большой отдел, и мы работаем над множеством задач одновременно. Wrike позволяет любому сотруднику видеть статус каждого проекта и задачи в любое удобное время, как только я предоставлю ему доступ.
Особенно это нужно специалистам по продуктовому маркетингу, потому что им приходится очень тесно взаимодействовать с нашими маркетологами. Иногда бывает трудно синхронизировать усилия и точно знать, над чем работают другие команды. Wrike позволяет нам видеть, кто чем занят, и это для нас очень важно.
Какими функциями Wrike вы пользуетесь чаще всего?
Настраиваемые панели задач буквально изменили мою жизнь. Каждое утро я прихожу на работу, открываю Wrike, захожу в свою панель задач, и это задает мне тон на весь рабочий день. Для меня очень важно видеть все, что нужно сделать на сегодня, просроченные задачи и задачи в очереди. Еще мне очень нравится виджет с задачами в ожидании, потому что я обнаружила, что когда я ставлю статус «В ожидании», эти задачи скрываются. Но они ведь остаются невыполненными, поэтому мне нравится вытаскивать их на самое видное место.
Одной из самых полезных функций Wrike я считаю динамические формы запросов. У нас есть два разработчика, которые помогают нам осуществлять самые крупные и сложные проекты, и мы создали форму запросов специально для них. Если нам нужно внести какие-то изменения в домашнюю страницу или чего-то не хватает в блоге, мы посылаем им запрос с помощью Wrike. Такой же процесс используется для отправки запросов дизайнерам и специалистам по автоматизации маркетинга.
Также мы сохраняем некоторые крупные и часто используемые проекты в качестве шаблонов в Wrike. Например, мы создали шаблон разарботки электронной книги, включающий создание контента, дизайн, рекламу и т. д. Еще один пример — это шаблон вебинара, который включает в себя создание контента, выбор даты выпуска, рекламу, настройку, последующие действия и т. д.
А как насчет интеграции? Есть ли у вас какие-либо предпочтения?
Да, нам очень нравится интеграция со Slack! У меня большая команда, и иногда мне приходится весь день бегать с одного совещания на другое, так что даже в Wrike зайти не удается. И очень удобно, что я могу быстро открыть непрочитанные сообщения в Slack и увидеть, что Таня закончила эту задачу, Ребекка делает ту, а через пять дней мне пришлют бриф.
Я хочу, чтобы у участников моей команды была возможность работать независимо и так, как им нравится, даже если они предпочитают что-то делать, забившись в самый дальний угол. Но мне все равно необходимо знать, что происходит. Когда люди перестают обмениваться информацией, все начинает рушиться, и поэтому интеграция со Slack сильно облегчает мне жизнь.
Каких успехов вам помог добиться Wrike?
Есть задания, которые мы выполняем постоянно, например, выпускаем электронные книги, и мы упрощаем такие процессы с помощью шаблонов Wrike. Но также мы беремся за осуществление новых, достаточно крупных и амбициозных проектов.
Например, однажды мы решили создать анализатор целевых страниц. Началось все с идеи, и нам нужно было оценить объем работ, привлечь почти всех сотрудников отдела и людей со стороны, воплотить эту идею в жизнь и запустить — и все это в течение одного квартала. Я не представляю, как бы мы смогли это осилить и остаться в здравом уме, если бы не Wrike.
Еще раз повторю: я — человек, которому необходимо знать, на каком этапе мы находимся, как продвигается работа, и кто за что отвечает. Тот проект усложнялся еще и тем, что главный разработчик работал в удаленном режиме, и мне был нужен инструмент, позволяющий нам держать друг друга в курсе и действовать согласованно.
В итоге мы отлично справились. Результат превзошел ожидания. И сам процесс работы был бы гораздо более запутанным и проблематичным, и мы наверняка пропустили бы дедлайн, если бы не Wrike.
Wrike помогает мне сэкономить полчаса в день. Так что благодаря Wrike я не пропускаю свои обеденные перерывы.
Есть какие-то показатели результативности, о которых вы могли бы нам рассказать?
Wrike помогает мне сэкономить полчаса в день. Так что благодаря Wrike я не пропускаю свои обеденные перерывы. Я считаю себя очень организованным человеком, но даже я могу о чем-то забыть. И бывали случаи, когда Wrike сильно меня выручал. Также нужно заметить, что использование Wrike позволило нам более точно оценивать наши производственные возможности и благодаря этому выполнять за квартал на несколько проектов больше.
Когда я начинала работать в Unbounce, в отделе маркетинга было восемь человек. Сейчас нас двадцать четыре. Когда у вас большая команда в большой компании, перед вами поставлены большие цели, и вы действуете неорганизованно, результаты будут плачевными. Wrike помог нашей команде вырасти и увеличить количество запускаемых кампаний.
Мы работаем быстрее, потому что я точно знаю, сколько времени тратится на ту или иную задачу. Я получаю именно тот уровень детализации, который мне нужен для оценки результатов проекта. Мне не нужно искать подробную информацию в своих записях, Google Документах, таблицах, потому что все хранится в Wrike.
Как изменяются цели вашей команды, и как Wrike помогает вам в их достижении?
Мы работаем в технической сфере, и здесь все очень быстро меняется. Нам нужны инструменты, успевающие за темпом развития. И, глядя в будущее, я очень надеюсь, что Wrike сможет адаптироваться к переменам вместе с нами, и что мне не придется беспокоиться: «О, нет! Пора искать новый инструмент, потому что старый устарел и уже не годится».
Гораздо проще приспособить Wrike к нашим потребностям, чем всей команде приспосабливаться к новому инструменту. Я более чем уверена, что через год нам придется внедрять новые подходы к работе и интегрировать новое программное обеспечение, и я знаю, что Wrike нам в этом поможет.
-----
Хотите управлять проектами и растущей командой так же, как это удалось Челси? Мучаетесь с бесконечными списками текущих дел, неотлаженными процессами и недостатком информации о ходе выполнения проектов? Хотите вернуть свои законные обеденные перерывы?
Wrike поможет преобразовать ваш бизнес. Попробуйте бесплатную версию, и вы поймете, почему такие инновационные компании, как Unbounce, выбирают Wrike.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
