Wrike — это гибкий инструмент, предлагающий различные способы выполнения проектов, отслеживания хода работ и достижения целей. Но разве возможностей может быть слишком много? Работу в Wrike можно сравнить с посещением кафе, где на выбор предлагается больше двадцати сортов мороженого, и вы хотите попробовать каждый из них.
Чаще всего пользователям Wrike приходится выбирать между отслеживанием хода выполнения проекта с помощью настраиваемого рабочего процесса или цепочки зависимых задач.
Предлагаем вам несколько советов, которые помогут решить, какой вариант использовать в том или ином случае. И учтите: никто не заставляет вас выбирать «или то, или другое». Для успешной организации работы можно сочетать оба метода.
Когда в Wrike рекомендуется использовать цепочку зависимых задач?
Создание цепочки отдельных задач, связанных с друг другом зависимостями, позволяет наглядно показать, в какое время выполняются эти задачи, кем и в какой последовательности. Это очень важно для любой команды, занимающейся выполнением проектов и сдачей отчетных материалов (и если вы считаете, будто ваша команда не выполняет проекты и не сдает отчетные материалы, раскроем вам секрет: вы ошибаетесь!).
Есть две причины для выбора именно этого варианта, которые мы рассмотрим ниже.
1. Автоматическая корректировка графика
Зависимости в Wrike задают порядок выполнения задач. Допустим, у вас есть пять задач, которые должны быть выполнены в определенной последовательности (сначала задача №1, затем задача №2 и так далее).
Автоматическая корректировка графика обновляет время начала и завершения связанных задач при изменении запланированных сроков в ту или другую сторону. Если завершение третьей задачи задерживается на несколько дней, вы можете изменить срок ее выполнения, и это приведет к изменению дат начала и окончания четвертой и пятой задачи. Или, напротив, если мы узнаем, что вторую задачу можно завершить с опережением графика, изменение даты ее окончания приведет к автоматическому изменению дат начала последующих задач — ведь какой смысл откладывать начало работы, если ее можно сделать раньше?
2. Своевременные уведомления о готовности
Задержки в работе над проектами часто возникают потому, что исполнители не сразу узнают, когда им можно приступать к выполнению своих задач. Ведь если вы не следите за тем, как продвигается работа у ваших коллег (а им бы это наверняка не понравилось), или если они не докладывают вам сразу же о завершении своей задачи (а они этого наверняка не делают), вам придется ждать следующего совещания, где вдруг выяснится, что для начала вашего этапа работы все было готово еще три дня назад.
Чтобы избежать такой ситуации, можно использовать цепочку связанных задач в Wrike и получать уведомления по электронной почте каждый раз, когда кто-то из ваших коллег выполняет задачу, завершения которой вы дожидались. Настройте зависимости между задачами и убедитесь, что задача, которую вы должны выполнить в ходе рабочего процесса, назначена именно вам. И как только ответственный за предшествующую задачу укажет, что она выполнена, вы получите электронное письмо о том, что можно приступать к работе. Теперь участникам вашей команды не придется стоять друг у друга над душой, и работа будет выполняться без задержек.
Но запомните: использование цепочки зависимых задач может оказаться для вашей команды недостаточно гибким методом. Если вы не намерены жестко придерживаться изначального графика, манипулировать цепочкой задач может оказаться сложнее, чем использовать настраиваемый рабочий процесс. Любая непредвиденная ситуация (добавление нового этапа, неожиданная задержка и т. п.) оказывает влияние на график и должна быть учтена в цепочке зависимых задач, что может потребовать определенной доработки. Всем, кто использует метод зависимостей, мы настоятельно рекомендуем пройти хотя бы начальный курс обучения классическому управлению проектами, чтобы узнать о таких понятиях, как критический путь, расползание границ проекта и управление рисками.
Преимущества метода зависимых задач
- Точные сроки с легко предсказуемыми датами выполнения и вехами.
- Четкое делегирование обязанностей — все знают, кто над чем работает, когда и в каком порядке.
- Многоуровневый доступ к информации позволяет менеджерам проектов отслеживать выполнение сложных проектов, в то время как отдельные участники следят за выполнением лишь собственных задач на текущую неделю.
- График базового плана показывает, как команда выполняет проект в сравнении с первоначальными ожиданиями.
- Удобная возможность связать две или три зависимые задачи для получения своевременных уведомлений о готовности.
Недостатки метода зависимых задач
- Требуются надежные методики управления проектами и договоренность участников команды о сроках и разделении ответственности.
- Владелец проекта должен вести постоянный мониторинг, чтобы избежать изменений в плане.
- Плохо подходит для проектов, где перемещение между этапами может происходить туда и обратно непредсказуемым образом в связи с утверждениями, проверками или неоднократными циклами редактирования.
Когда в Wrike рекомендуется использовать настраиваемые рабочие процессы?
Пользователи аккаунтов Wrike Enterprise могут использовать настраиваемые рабочие процессы для более гибкой организации труда. Есть два аргумента за использование единой задачи, меняющей статусы в рамках настраиваемого рабочего процесса:
1. Сохранение информации
Если вы создаете контент, и для получения финального результата необходим вклад множества участников, использование цепочки задач приведет к лишним тратам времени. Вы прикрепляете к задаче вашу версию файла, отмечаете ее как завершенную и высылаете уведомление следующему участнику. Он возвращается к предыдущей задаче, скачивает ваш файл, вносит свои изменения, прикрепляет его уже к своей задаче, отмечает задачу как завершенную, отправляет уведомление следующему сотруднику в очереди и так далее.
Вместо этого можно просто изменять статусы и исполнителей для одной и той же задачи: при использовании функции управления версиями файла каждый файл и все его версии будут доступны в едином местоположении, и это поможет оптимизировать рабочий процесс.
Точно так же любые замечания в поле описания, которые приходится передавать от одного исполнителя к другому, будет проще находить, редактировать и совместно обсуждать, если они хранятся в одной задаче, а не перемещаются или копируются между задачами. Ваши сотрудники сэкономят время, нужное для поиска самой свежей версии информации, если вся она будет собрана в единственной задаче.
2. Нелинейные процессы
Иногда путь от А до Я в ходе выполнения проекта действительно лежит через Б, В, Г и все остальные буквы по порядку. Но часто все происходит совершенно иначе. Вам приходится перескакивать с этапа на этап, туда и обратно, от одного исполнителя к другому, прежде чем вы дойдете до последней буквы. Такой процесс может быть совершенно естественным и продуктивным, но если вы настроите цепочку задач для выполнения их в строгой последовательности, то только все усложните.
Использование настраиваемых рабочих процессов позволяет легко изменять статусы в любом порядке, перемещаться на предыдущие и последующие этапы и при необходимости передавать «эстафетную палочку» любому исполнителю.
Прекрасный пример такого рабочего процесса — это создание контента. Часто работа над контентом начинается с идеи, затем идет создание черновика, редактирование, создание, утверждение и публикация. При этом в любую часть контента может вноситься множество исправлений и изменений, так что заранее практически невозможно предсказать, сколько этапов пересмотра потребуется. Если вместо цепочки задач вы пользуетесь настраиваемым рабочим процессом, то можете легко изменять статус контента с «Черновика» на «Проверку» и обратно столько раз, сколько потребуется, каждый раз назначая новых исполнителей и ответственных для текущей стадии процесса.
Преимущества метода настраиваемых рабочих процессов
- Потрясающая гибкость (как описано выше).
- Подробные отчеты — в частности, на панелях задач — показывают, на каком этапе процесса находится каждая задача, помогая менеджерам сразу видеть, какие задачи сейчас проверяются, какие требуют утверждения и т. д.
- Цветная маркировка помогает с первого взгляда понять, на каком этапе находится задача.
- Рабочее пространство не загромождается большим количеством задач.
- Более наглядные индикаторы хода выполнения задач избавляют от необходимости проводить частые совещания для уточнения статуса проекта.
Недостатки метода настраиваемых рабочих процессов
- Изменение статуса не влияет на даты выполнения, а это значит, что вам придется вручную изменять срок выполнения задачи, чтобы указать начало следующего этапа.
- Незначительный недостаток, о котором все же стоит упомянуть: исполнители не связаны с определенными статусами, то есть, если один сотрудник отвечает за написание текста, а другой — за проверку, вам придется либо (1) назначить обоим одну задачу и помнить, кто какой этап выполняет, либо (2) менять исполнителей при каждом изменении статуса.
Узнайте больше о том, как пользоваться настраиваемыми рабочими процессами и зависимостями задач
Мы создали настраиваемые рабочие процессы, чтобы дополнительно облегчить вам работу. Если вы используете только управление длинной цепочкой зависимых задач, то можете столкнуться с трудностями при недостаточном уровне подготовки в сфере управления проектами.
Поэтому не забывайте, что эти две методики можно комбинировать для повышения эффективности совместной работы: для выполнения некоторых этапов могут потребоваться особые статусы, и в то же время эти этапы могут входить в длинную цепочку зависимых задач. В конечном итоге у каждого проекта есть свои особенности, и мы всегда готовы помочь вам эффективнее организовать работу.
Если вы все еще не отыскали лучший способ пользоваться настраиваемыми рабочими процессами и зависимостями задач и хотите получить дополнительную информацию, обращайтесь к нам по адресу [email protected] или оставьте комментарий! Мы готовы ответить на все ваши вопросы.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
