Мы живем в эпоху, которую историки называют «информационной эрой». Стремительное развитие технологий, особенно информационных, привело к тому, что информация стала движущей силой социального развития. Данные окружают нас повсюду — мы постоянно с ними сталкиваемся.
В 1986 году среднестатистический человек ежедневно имел дело с объемом информации, равным около 40 газетам. Теперь же на среднестатистического человека ежедневно приходится 70 DVD-дисков информации. По оценкам, мы получаем больше данных за один день, чем в 15 веке получали за всю жизнь.
И не только растет объем доступной информации, но и темпы ее изучения и создания новой. До 1900 года объем человеческих знаний удваивался раз в 100 лет. По расчетам компании IBM, к 2020 году он будет удваиваться раз в 12 лет. По мнению бывшего генерального директора компании Google Эрика Шмидта, за два дня мы создаем такой же объем информации, который накопили с начала развития цивилизации до 2003 года.
Знания устаревают
Однако данные постепенно теряют свою актуальность. У знаний короткий период пользования. То, что мы изучаем, может устареть, потерять значимость или не подтвердиться. Сто лет назад половина всех знаний инженера при получении диплома могла не подтвердиться или измениться через 35 лет. Сегодня, по оценкам, период актуальности диплома инженера – 2 года. И это относится не только к динамично развивающимся техническим областям. Знания устаревают даже в естественнонаучных дисциплинах. Поскольку сильно возросла потребность в узкоспециализированных профессиональных знаниях и расширился спектр применения, специализация ученых сужается в различных дисциплинах.
Несомненно, многое из того, что взрослые учили в начальной или даже старшей школе, уже устарело. Плутон – больше не планета. Зубные протезы Джорджа Вашингтона были изготовлены не из дерева (а из слоновой кости). На вашем языке вкусовые рецепторы не поделены на зоны. На переваривание жевательной резинки не уходит 7 лет. Сложить лист бумаги более 7 раз возможно (Бритни Гэлливан сложила лист 12 раз и пока остается рекордсменкой). И да, мы используем более 10 % нашего мозга.
Организации могут предугадать потерю актуальности данных
Устаревание знаний оказывает не только влияние на нас, но и на работу организаций. И крупные, и небольшие компании теряют знания. И дело не только в увеличении объема информации и ускорении темпов ее деактуализации, но и в текучести кадров. Средний стаж работы сотрудников технических компаний – менее 2 лет. При уходе из компании все их знания и умения уходят вместе с ними.
Трудовое население также теряет знания из-за возраста. Бэби-бумеры, самый возрастной и второй по численности сегмент трудового населения Америки, уходят на пенсию со скоростью 10 000 человек в день. Крупный бизнес пытается восполнить потерю знаний и навыков из-за выхода большого числа людей на пенсию.
Неумение сохранять знания или учиться на собственных ошибках часто оборачивалось катастрофой для многих организаций. В 2005 году ряд допущенных ошибок и отказ оборудования привели к взрыву нефтеперерабатывающего завода BP в Техасе, 15 жертвам и стоили компании 2 млрд долларов для выплаты компенсаций. Да, несчастные случаи происходят, и компания должна была усвоить этот урок, но только вот быстро о нем забыла. Менее чем через 5 лет произошел похожий взрыв на принадлежащей BP нефтяной платформе Deepwater Horizon, в результате которого погибло 11 человек, а компании это стоило уже более 65 млрд долларов.
В будущем наиболее успешными будут те компании, которые не только умеют собирать и анализировать данные, но и эффективно ими управлять, обмениваться и обновлять знания с течением времени.
Разные виды знаний
Существуют разные виды знаний, которые компаниям нужно накапливать, а также обмениваться и управлять:
- Эксплицитные знания (знать, ЧТО)
Это знания, которые просто определять, передавать и хранить. Обычно они оформлены в виде документации, но также существуют в виде аудиозаписей, видео, анимации и графиков. - Неявные знания (знать, КАК и ЗАЧЕМ)
Это знания, получаемые с опытом. Это накопленная мудрость и проницательность. Их сложно сформулировать и классифицировать, они требуют учета контекста и могут по-разному толковаться.
| Эксплицитное знание | Неявное (имплицитное) знание |
| Объективное, рациональное, техническое | Субъективное, когнитивное, требуется эмпирическое обучение |
| Структурировано | Личное |
| С фиксированным содержанием | Зависит от контекста / специальное |
| Не зависит от контекста | Создается динамически |
| Явно выражено | Явно не выражено |
| Легко фиксируется в документе | Сложно описать и классифицировать |
| Легко классифицируется | Сложно поделиться |
| Им легко поделиться | Приносит много пользы |
| Легко можно передать, научить, объяснить | Сложно зафиксировать в документе |
| Существует в больших объемах | Сложно передать, научить, объяснить |
| Требует определенного толкования и осмысления человеком |
(Источник: tlu.ee)
Существует еще одна классификация знаний по видам, которую можно использовать в компаниях:
- Осознанные знания
Те, о которых сотрудники знают: методы, процессы и т. п. - Неосознанные знания
Сотрудники ими владеют, но не осознают этого, даже если активно их используют. - Зафиксированные знания
Знания, представленные в любой доступной материальной форме.
Почему организации не обмениваются знаниями
Чтобы знания переходили из одной категории в другую и в конечном счете были представлены в формате, который может использовать каждый сотрудник в организации, их нужно передавать различными способами:
Зачастую обмен знаниями в компаниях неэффективен и вызывает неодобрение. В число самых распространенных причин входят следующие:
1. Знания не зафиксированы в документах и/или не согласованы
В работах Германа Эббингауза установлено, что люди начинают забывать информацию через несколько дней или даже часов после получения.
На память влияют разные факторы: внимание, мотивация, формат представления информации и сложность материала, однако скорость забывания сохраняет относительную стабильность.
2. Знания передаются только один на один
Когда один сотрудник сообщает знания другому, это выгодно только одному из них. Возможно, в компании есть несколько сотрудников или целый отдел, которому эта информация пойдет на пользу, но все время и усилия тратятся на обучение только одного человека.
А как только люди получат нужную информацию, процесс обычно на этом останавливается, и к нему редко возвращаются. Проблему или вопрос, которые вызвали потребность в получении информации, понимают только тот, кто передал знания, и тот, кто попросил его об этом. Вряд ли получится предотвратить потерю знаний, применяя такие методы в работе.
3. Это нарушает привычный ритм работы
Когда знания разрознены и ими владеет только несколько специалистов в организации, вряд ли существует налаженный процесс для передачи информации другим сотрудникам. Наоборот, таких специалистов постоянно отвлекают при каждом новом появлении запроса по теме, в которой они разбираются. Это не только нарушает привычный ритм, но и прибавляет им кропотливой и монотонной работы — приходится повторять одну и ту же информацию. А на эффективную передачу знаний другим людям уходит немало времени.
Этим специалистам приходится тратить большую часть рабочего времени не на эффективную работу, а на проведение совещаний, телефонные разговоры и переписки по электронной почте. Такое неграмотное распределение времени мешает организациям получить максимум пользы от своих первоклассных сотрудников и повышает вероятность профессионального выгорания.
4. Знания не обновляются или дублируются
Cо временем база знаний компании устаревает и теряет достоверность, из-за чего появляется путаница, и сотрудники перестают ей пользоваться. А те, кто продолжает это делать, могут предоставить заказчикам, клиентам или партнерам некорректную информацию. Это может привести к прекращению сотрудничества и потере репутации. Если инструменты для хранения знаний регулярно не проверяются и не обновляются, сотрудники вынуждены тратить часы напролет, чтобы найти информацию, которая уже не актуальна или предоставление которой нецелесообразно.
Как организациям справиться с устареванием базы знаний и продолжить обучение сотрудников:
1. Внедрите культуру накопления знаний и требуйте обратной связи
Превратите свое предприятие в самообучающуюся организацию — компанию, которая непрерывно обучает своих сотрудников. Возможно, для этого придется полностью изменить существующую корпоративную культуру и обеспечить поддержку высшего руководства.
По данным исследования «Проект Аристотель», проведенного компанией Google, основная черта, которая присуща успешных командам, – психологическая безопасность. Когда сотрудники чувствуют поддержку и свободу в проведении экспериментов, появляются инновации. Существует прямая связь между инновациями и готовностью к неудачам.
Культивируйте в сотрудниках менталитет роста, и пусть любой опыт, даже неудачный, станет возможностью познать что-то новое. И хотя по мере роста ваша организация может столкнуться с ростом требований, вы можете найти баланс между экспериментами и применением проверенных процессов, свести на нет риски и добиться стабильных результатов.
Обратная связь – одно из самых важных средств обучения. В вашей компании сотрудники должны беспрепятственно делиться своим мнением. Демонстрируйте свою готовность получать отзывы, внедрите системы управления обратной связью и добавления отзывов от любого сотрудника. В компании любой – от генерального директора до стажера – должен иметь возможность оставить и, что еще важнее, получить отзыв.
И наконец, участвуйте в постоянном проведении экспериментов. Тактика, стратегии и процедуры тоже со временем устаревают. Они теряют эффективность. Если вы регулярно не проводите оценку рентабельности, вы можете столкнуться с подходом «а мы всегда так делали».
Обезопасьте себя от рисков с помощью адаптивного экспериментирования. Если одновременно проводятся множество экспериментов, у вас будет возможность узнать новое и понять, что действительно приносит пользу. Вы также сможете быстро скорректировать действия и быстрее найдете правильные ответы, а ваша организация сохранит привычную гибкость и обгонит конкурентов.
2. Делитесь знаниями с разными командами и отделами
В компаниях обычно хорошо налажен сбор данных. Некоторые сотрудники превосходно анализируют данные. Но этого недостаточно. Внутренней информацией нужно делиться со всеми сотрудниками, чтобы получить максимум выгоды от ее использования. Недостаточно просто передавать знания от одного сотрудника другому, нужно сообщать информацию командам, отделам и даже целым управлениям. Сообщение внутренней информации может пойти на пользу вашей организации с неожиданной стороны, и вы даже не поймете, какой отдел вам помог.
Организации, в которых передача знаний является приоритетной задачей, не только более продуктивны, но и более устойчивы к негативным факторам. Они способны преодолевать любые трудности и, как следствие, обходить конкурентов.
Документирование, создание баз знаний и использование других инструментов в целом полезны, но самой эффективной формой передачи знаний является личный контакт. Вот некоторые распространенные способы передачи знаний при личном контакте:
- Наблюдение за работой специалистов: официальное «закрепление» новых сотрудников за опытными специалистами может помочь передать эксплицитные знания без отрыва от работы. Благодаря наблюдению и прямому контакту новые сотрудники или сотрудники других отделов могут подробнее узнать о должностных обязанностях и их влиянии на работу компании в целом. Сотрудники, за работой которых наблюдают новички, также развивают свои коммуникационные навыки и устанавливают новые контакты внутри команды или компании.
- Привлечение тренеров и наставников: организуете вы официальные тренинги и учебные занятия или неформальные обсуждения – в любом случае это отличный способ привлечь опытных членов команды к обмену знаниями с новыми сотрудниками. Индивидуальные занятия с тренерами и наставниками обычно проводятся один на один, но повышают продуктивность, способствуют лучшему усвоению материала и исполнительности в работе, а также сокращают расходы на обучение новых сотрудников.
Занятия не стоит ограничивать только работой в одной команде или отделе. Опытные сотрудники также могут помочь и поделиться внутренней корпоративной информацией и знаниями со всеми сотрудниками в организации и предоставить комплексный подход к понимаю, как их работа влияет на деятельность компании в целом. - Обсуждения во время обеда: провести совместный обед с внутренним или внешним экспертом – отличный способ научить персонал чему-то новому и одновременно поднять корпоративный дух. Пригласите опытных сотрудников, консультантов или сторонних экспертов для проведения обучения по вопросам, связанным с их работой. Пусть они поделятся опытом успешного регулирования сложных ситуаций. В расслабленной атмосфере легко учиться и укреплять командный дух, ваши сотрудники смогут открыто задавать вопросы и учиться чему-то новому.
- «Разбор полета»: после успешного проведения мероприятий, участия в выставках и объявлении о запуске нового продукта и или даже после неприятных событий, как аварии или несчастные случаи, разбор полетов – отличная возможность усвоить полученный урок. Выделите время на оценку положительных результатов и потенциальных областей для дальнейшего развития с учетом ошибок. Обсудите, как организация могла лучше справиться со сложными ситуациями и организовать рабочие процессы. Даже в худших ситуациях есть положительные результаты, на которые нужно ориентироваться и извлекать уроки.
3. Инвестируйте в инструмент для организации совместной работы
С помощью инструментов для совместной работы сотрудники налаживают взаимодействие и передают информацию. Но они не могут заменить «единый источник достоверных данных» для хранения, управления, приоритизации и передачи знаний. Передача знаний в большинстве инструментов для корпоративного общения кратковременна, ограничена и не допускает изменений:
Синхронное и асинхронное взаимодействие
Приложения с чатами – прекрасные инструменты для синхронного взаимодействия. Когда все собраны вместе, пусть даже и в цифровом пространстве, каждый может развивать предложенные идеи в режиме реального времени. Однако эти инструменты не помогут для организации асинхронного взаимодействия. Когда сотрудники живут в разных странах и часовых поясах, практически невозможно своевременно доносить важную информацию.
Взаимодействие «один ко многим» и «многие ко многим»
Электронная почта – один из лучших в истории инструментов для организации взаимодействия «один ко многим». Один человек может с легкостью и высокой эффективностью передавать информацию неограниченному числу людей. Но для такого взаимодействия электронная почта – далеко не лучший инструмент. Одно письмо может попасть во множество бесед, которое включает или не включает всех получателей. Можно легко забыть о контексте, а с объемом обсуждений бывает сложно справиться. Для эффективной передачи знаний и внесения изменений необходимо предоставить доступ множеству участников.
Единый источник достоверной информации
Решением этих проблем станет такой инструмент для организации совместной работы, как Wrike. Он станет единым источником достоверных данных. Поскольку Wrike доступен в облаке, пользователи системы автоматически получают обновления и доступ к нужной информации. Веб-система и мобильные приложения доступны для доступа с любого устройства, что позволит пользователям просматривать данные и обновления в любой точке мира. Кроме того, инновационный программный интерфейс приложений Wrike и возможности интеграции позволят получать данные из самых популярных приложений и сервисов.
(Общее) знание – сила
Да, мир быстро меняется, и темпы ускоряются. Способность к обучению и обмену информацией со всеми сотрудниками в организации быстро стала ключевым конкурентным преимуществом. А наличие подходящих инструментов и процессов помогает компании управлять и обновлять корпоративные данные, а также делиться ими с каждым сотрудником.
Наша команда сотрудничает с 20 000 самых инновационных организаций по всему миру, систематизирует хранение инсайдерской информации и использует ее для непрерывного улучшения платформы Wrike. Непрерывный процесс обучения и сотрудничество с компаниями — лидерами в своих отраслях обеспечили наш отрыв от конкурентов и вооружили наших пользователей лучшими методами работы и функционалом.
Хотите знать, как платформа Wrike может помочь вашей организации? Попробуйте бесплатную версию.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
