Как креативной команде студии DEZA удалось «съесть слона по частям»
DEZA — это студия брендинга, оказывающая весь цикл услуг: от обновления существующих брендов по уникальной технологии Refresh Brand, до запуска новых проектов с нуля. DEZA входит в рейтинг лучших креативных агентств по версии Ассоциации Брендинговых Компаний России.
Их история
Команде DEZA нужно было наладить совместную работу между отделами и сделать процессы более прозрачными.
Штат DEZA насчитывает 30 сотрудников в Санкт-Петербурге и Москве. Это творческая команда копирайтеров, арт-директоров и дизайнеров, которая реализует сложные и многоэтапные проекты, связанные с брендингом. DEZA работает с самой сутью брендов и их позиционированием и берет на себя большую ответственность перед клиентами — очень важно, чтобы все проекты выполнялись на высочайшем профессиональном уровне. Но чем больше развивалась студия, тем сложнее становилось работать в «ручном режиме» из-за большого количества задач и входящих запросов.
Илона рассказывает: «На протяжении 3 лет мы пытались внедрить инструменты по управлению проектами, но нашей творческой команде было некомфортно в них работать из-за перегруженных интерфейсов. Wrike мы выбрали по рекомендации наших коллег. Мы решили не откладывать этот вопрос в долгий ящик и сразу же установили пробную версию Wrike».
Мы придумали специальное мотивационное сообщение — по мере реализации проекта коллеги проставляют статус «Готово. Я молодец!»
Илона Колтынюк, генеральный директор
Их решение
О том, как команде DEZA удалось настроить внутренние процессы с помощью Wrike, мы спросили у Илоны и Ирины.
— Как вы раньше организовывали рабочий процесс в команде?
Илона: На протяжении долгого времени в студии бытовало выражение: «Зачем строить график, если он становится не актуальным уже через неделю». Я понимала, что без внедрения системы управления проектами мы дальше работать не сможем. Мне хотелось, чтобы коллеги могли уделять больше времени профессиональному решению вопросов и творчеству, а не организационным моментам или сбору информации.
Ирина: Раньше вся информация по проектам хранилась в почте и Excel. Каждую пятницу мы собирались инициативной группой и планировали задачи на неделю, расставляли приоритеты и определяли сроки на их выполнение. Проблема была в том, что нельзя было видеть перспективу занятости дизайнеров и статус проектов. Мы стали искать способы и инструменты для того, чтобы планирование могло вестись на долгосрочную перспективу.
— Как отнеслась команда к новому инструменту?
Илона: Мы долго думали о том, как донести до инициативной группы, чтобы она завела несколько проектов в пробную версию Wrike. Когда коллеги начали в ней работать, мы заметили, что другие члены команды тоже стали интересоваться платформой. Все наши опасения по внедрению инструмента развеялись сами с собой — студия сама пришла в Wrike.
Ирина: Интеграция в креативном отделе произошла очень быстро. Интерфейс Wrike настолько доброжелателен и понятен, что у коллег не возникло особых вопросов или сложностей. Дизайнеры загрузили новое приложение и стали активно его использовать — уже через несколько дней после установки Wrike вся команда начала в нем работать.
Wrike — это мой информационный рай. Для меня осуществилась самая главная мечта руководителя — мне не хочется всё контролировать. Это означает, что я полностью доверяю своей команде.
Илона Колтынюк, генеральный директор
Их победа
Благодаря четкому алгоритму работы, команде DEZA удалось успешно реализовать два масштабных проекта, за которые они получили престижные премии Red Dot.
— Как помог Wrike в работе над проектами?
Илона: Мы ведем серьезные проекты, реализация которых занимает несколько месяцев. Для нас это тот самый «слон», которого с помощью Wrike научились «есть по частям». Команде теперь не страшно браться за большое количество задач.
Ирина: C внедрением Wrike исполнители на любом уровне получили больше конкретики по процессам. У руководителей появилась возможность управлять загрузкой команды, а также переназначать исполнителей в режиме реального времени. Стало проще делегировать ответственность — дизайнер четко видит, какие задачи перед ним стоят и в какой последовательности он должен их решить.
— Улучшилось ли сотрудничество в команде? Как Wrike повлиял на процессы?
Илона: Мы построили четкие алгоритмы по выполнению каждого проекта по брендингу, которые в дальнейшем используются в качестве шаблонов. Команда стала уделять больше внимания мозговым штурмам.
Ирина: Wrike дает возможность арт-директорам управлять загрузкой дизайнеров, а также в любой момент получить важную информацию по текущим проектам. Интеграция с Adobe Creative Cloud позволяет работать в привычном режиме — все члены команды могут просматривать брифы, следить за ходом выполнения работ и сроками, а также получать и отправлять запросы на согласование.
— Как вы измеряете в компании эффективность настроенных процессов?
Илона: Wrike дает возможность увидеть полную картину по всем проектам. Вся важная информация хранится в одном месте и к ней можно получить доступ в любой момент.
Ирина: Wrike естественным образом разбил проекты на задачи и каждый день мы решали эти задачи. Мы сосредоточились на том, чтобы проекты получились качественными.
— Что ваша команда говорит о Wrike?
Илона: Мы перестали решать все вопросы вне Wrike. «Нет задачи, нет подачи» — это означает, что если ты хочешь, чтобы задача была выполнена, нужно обязательно завести её в Wrike. У нас в студии DEZA очень неформальная команда. Мы искренне являемся фанатами нашего дела. Wrike дарит нам то самое чувство, когда ты занимаешься любимым делом и тратишь минимум времени на организационные вопросы.
Ирина: Наша команда уже не представляет, как раньше работала без Wrike. Для меня брендинг и дизайн — это последовательное решение задач. Я рада, что команда начала также относиться к проектам.
Любимые возможности
Режим комментирования
Ирина отмечает, что это самый любимый инструмент в креативном отделе. Благодаря режиму комментирования, процесс согласования по проектам стал занимать гораздо меньше времени.
Отчеты в режиме реального времени
Илоне и Ирине важно понимать общую картину по проектам. Отчеты позволяют отслеживать статус задач, а временной интервал дает возможность увидеть, какие проекты находятся в работе.
Диаграмма Ганта
Ирина отмечает, что это самый любимый инструмент в креативном отделе. Благодаря режиму комментирования, процесс согласования по проектам стал занимать гораздо меньше времени.
Работайте эффективнее вместе с Wrike!
