Как компания S-Engineering усовершенствовала подход к ведению проектов

S-Engineering — украинская инжиниринговая компания, представленная на мировом рынке брендом SE Group International. EPC-контрактор в сфере автоматизации и электроснабжения промышленных предприятий. Единственный в Украине лицензиат компании SIEMENS в статусе Technology Partner, сертифицированный партнер SIEMENS в статусе Solution Partner. В наличии сертификаты ISO и OHSAS. За 13 лет работы компании было реализовано более 600 комплексных проектов. Среди клиентов — Cargill, Bunge, Cofco International, Posco, Dragon oil, Mondelez International, Danon, «Укртрансгаз» и др.

Их история

На определенном этапе развития компании одной из стратегических целей, стоящих перед руководством, стала оптимизация административного ресурса.

Штат компании насчитывает более 180 сотрудников. Предприятие S-Engineering реализует сложнейшие проекты, которые состоят из значительного количества производственных процессов и многоуровневых задач. Основной вид деятельности компании — это проектный бизнес. Именно поэтому команда постоянно совершенствует управленческую систему и внедряет новые методики и подходы.

До внедрения системы для совместной работы Wrike команда использовала несколько инструментов: Microsoft Project, электронную почту, Google Диск, таблицы Excel с макросами в 1С. Для того, чтобы узнавать статус и прогресс по проектам, проводились частые совещания между департаментами и внутри подразделений. Сейчас в компании практически нет плановых собраний, а в off-line остались редкие оперативные совещания в случае необходимости.

Решающим фактором в принятии решения в пользу Wrike стал тестовый доступ к системе, который дал возможность на практике увидеть и проанализировать все особенности платформы управления проектами. Также важным аспектом была качественная сервисная поддержка и оперативные ответы менеджеров на любые вопросы.

Для команды Wrike стал инструментом для предотвращения узких моментов в проектах. Система помогает принимать оперативные решения заблаговременно, чтобы не допустить проблем или смещений сроков выполнения проектов. Платформа Wrike призвана, чтобы предупредить «заболевание», а не «лечить» его после. Это эффективный инструмент для анализа хода действия проекта.

Их победа

В нашей компании создана единая система стандартов предприятия и есть специальное Положение. Эти решения и алгоритмы мы переносим в Wrike.

Переход на систему управления проектами и налаживание бизнес-процессов в системе — это длительный и основательный процесс, поэтому в компании разработана специальная мотивационная программа для сотрудников, на основании которой внедряли и внедряется Wrike.

«Wrike — это не автоматическая система, а автоматизированная. Здесь важно, чтобы все данные вносились людьми. Например, наши монтажники на заводе и электромонтажники, которые работают на объектах, каждое утро получают задание на день через мобильное приложение Wrike. И в конце дня сотрудник подтверждает, успел ли он выполнить план. Если этот процесс не происходит регулярно, то информация в системе становится неактуальной», — отмечает Артем Сорокин.

Сейчас все производственные департаменты S-Engineering работают в Wrike — для команды он стал инструментом достижения целей и важных бизнес-показателей.

«На данном этапе в S-Engineering Wrike внедрен на 80%, и мы пока не используем весь функционал системы. Поэтому ещё рано говорить в цифрах о том, насколько мы стали эффективнее. Но однозначно с Wrike у нас ускорился процесс согласования процессов внутри проектов, а также уменьшился срок перехода от одного этапа работ к другому. Мы систематизировали задачи, контроль их выполнения и улучшили процесс электронного документооборота», — говорит Иван Кирьязов.

Любимые возможности

Управление ресурсами

Инструмент помогает руководителям проектов организовывать рабочее время для оптимизации планирования и распределения ресурсов, а также назначать на задачи подходящих исполнителей.

Отчеты

Отчеты автоматически обновляется при каждом их открытии — руководителям больше не нужно тратить время на сбор важных данных по проектам и сведение отчетов.

Формы запросов

Теперь при создании нового проекта у руководителя есть определенные шаблоны, которые формируют задачи из алгоритмов работы каждого департамента и подразделения. Команда уже шаблонизировала все типовые проекты и задачи — структура нового проекта создается за 10 минут при помощи формы запроса. Конечно, абсолютно всё спланировать невозможно, в процессе работы могут вноситься дополнительные изменения.

Руководитель любого уровня также может индивидуально настроить Wrike для мониторинга состояния задач сотрудников. Инструмент дает возможность контролировать как человеческий ресурс, так и ход выполнения задач.

Что касается бухгалтерского и финансового учета процессов логистики, то в компании они ведутся в ERP-системе. С помощью API интерфейса команда интегрировала Wrike с ERP — это дает возможность передавать информацию о фактически затраченных человеко-часах на какую-либо задачу, чтобы в конечном итоге посчитать себестоимость проекта. Из ERP в Wrike поступают данные о сроках поставки оборудования по проекту, чтобы можно было построить план производства. Также в планах — интеграция с Business Intelligence System, в которой сейчас происходит стратегическое планирование предприятия S-Engineering. В дальнейшем команда планирует интегрировать Wrike с мессенджерами для улучшения корпоративных коммуникаций.

В S-Engineering давно налажены бизнес-процессы — переход некоторых сотрудников на дистанционную работу в связи с карантином никак не повлиял на производительность и качество выполнения задач, в том числе, и благодаря возможностям сервиса. Функции управления ресурсами дают возможность осуществлять точное и глубокое планирование, а «Отчеты», «Диаграмма Ганта», «Календарь», «Рабочая загрузка» и «Панель задач» помогают сотрудникам поддерживать высокий уровень продуктивности.

<p>Успевайте больше с системой управления проектами Wrike!</p>