Как студия Grafit структурировала свои проекты и процессы

— Как помог Wrike в работе над проектами? Что изменилось?

Роман: Если мы знаем, что проект будет повторяться, то создаем шаблоны проектов с определенной структурой папок. В Wrike хранится вся история сообщений — в любой момент можно получить доступ к комментариям и обсуждениям. Мы также делимся рабочим пространством с клиентами. Эта возможность позволяет сократить объемы переписки и ускорить цикл согласования.

— Как Wrike повлиял на процессы и команду?

Полина: Учитывая специфику нашей творческой работы, нам очень важно понимать, сколько времени тратят художники на реализацию тех или иных задач и проектов. Раньше команда фиксировала время в Google Docs и Excel, но данные были неточными. После того, как мы на ежедневной основе стали пользоваться инструментом «Учёт времени» мы смогли добиться максимальной прозрачности и точности в отслеживании затраченного на каждую задачу времени.

Данная функция в Wrike не только помогает учитывать и планировать рабочую загрузку, анализировать работу и трудозатраты, но и также является отличным инструментом для мотивирования наших сотрудников на получение бонуса, поскольку теперь они могут отслеживать свои собственные результаты и представлять их на суд руководства.

Еще одна важная задача, которую помог решить этот инструмент — возможность точной оценки времени, необходимого на выполнение каждого приходящего к нам заказа. Когда мы получаем новый запрос от клиента, нам очень важно оценить время, которое уйдет на реализацию проекта. Благодаря функции «Учет времени» мы можем спрогнозировать объем работы на примере прошлых задач, а также предоставить заказчику максимально точные сроки, в которые проект будет завершен.

— Как вы измеряете эффективность настроенных процессов?

Роман: Wrike нас делает более экологичными — на совещаниях мы используем не распечатанные версии документов, а виджеты платформы. В один клик мы получаем самую актуальную информацию по всем проектам. Это делает наши встречи еще более продуктивными — команды активно участвуют в обсуждениях и чувствуют себя вовлеченными в процесс. Когда проекты хорошо структурированы и нет множества каналов, через которые поступает информация, гораздо проще принимать решения.

Полина: Самый главный положительный эффект от внедрения Wrike — значительное улучшение коммуникации между заказчиком и командами, а также коммуникации внутри отдельной команды исполнителей, включая тех, кто работает удаленно.

С Wrike пропал эффект “испорченного телефона” — вся информация открыта и находится в одном источнике, к которому все сотрудники имеют доступ. Это исключает возможность возникновения недопонимания и помогает экономить то время, которое ранее нам требовалось на выяснение дополнительных деталей.

Роман: Когда у человека есть доступ к определенным проектам, он может не только принимать в них участие, но и видеть, как другие коллеги решают подобные задачи. Прежде всего, это стимул для того, чтобы учиться чему-то новому и взять что-то себе на вооружение. Или же, наоборот, подсказать коллегам, что можно было бы улучшить.

— Расскажите, пожалуйста, о реальных кейсах, в реализации которых вам помог Wrike.

Роман: Любой из наших проектов можно назвать историей успеха с Wrike. Мы принимали участие в работе над фильмом “Последний богатырь”, создали множество иллюстраций для карточной игры крупнейшей польской студии CD Projekt Red, а также поучаствовали в создании "Elder Scrolls: Legend Decks" и "League of Legends" компании Riot Games . Грамотно поданный бриф от заказчика легко трансформируется в проект и заносится в систему — все процессы очень понятны и прозрачны.

— Как вам помог Wrike в личном отношении?

Роман: Для меня Wrike является не только рабочим инструментом. У меня создано собственное рабочее пространство, в котором я веду свои личные задачи. Это позволяет мне находить время на семью, друзей, расти и развиваться — в задачах я отмечаю прогресс их выполнения, описываю принятые решения. Wrike заменил такие планировщики задач как Evernote и Notes — теперь у меня нет необходимости переключаться с одного инструмента на другой, так как все хранится в одном месте. Благодаря Wrike, work-life balance становится еще более достижимым.

Полина: Благодаря тому, что рабочие процессы стали более структурированными, у меня появилось больше времени для изучения новых направлений и подходов в моей работе, освоения чего-то нового, что всегда было мне интересно, но на что катастрофически не хватало времени. Возможность всё время учиться новому вместе с Wrike позволяет мне избегать рутины, всё время развиваться и получать от своей работы больше радости и удовлетворения.

Интеграция с MS Excel