Как команде CINEMOOD удалось автоматизировать процессы c помощью Wrike

МУЛЬТиКУБИК — международная компания, которая создает первого в мире помощника для родителя и kid’s assistant под брендом CINEMOOD. Портативные кинотеатры проецируют мультфильмы, сериалы и кино на любую поверхность: потолок комнаты, спинка кресла в автомобиле или закрытый иллюминатор самолета. Среди партнеров компании — Disney, ivi, МегаФон, МУЛЬТ, Netflix, Amazon Prime Video, “Союзмультфильм” и др.

Их история

МУЛЬТиКУБИК был основан в 2014 году, в 2016 он вышел на международный рынок, после того как была запущена кампания на краудфандинговой площадке Indiegogo. C 2015 года проданы более 25 тысяч устройств в 117 странах мира. Пользователями CINEMOOD являются многие звезды, государственные и общественные деятели: Дмитрий Медведев, Чулпан Хаматова, Иван Ургант, Анфиса Чехова, Наталья Подольская, Ирена Понарошку и другие.

Компания стала развиваться стремительными темпами и становилось все сложнее координировать действия из-за большого количества задач и входящих запросов. Штат сотрудников вырос с 15 до 60 человек — он включает продуктовых менеджеров, ритейл-партнеров, пиарщиков, маркетологов, отдел продаж и других специалистов.

Михаил рассказывает: «Когда команда так стремительно растет, нужно по-другому управлять, договариваться и автоматизировать процессы. Прежде, чем мы пришли к системе управления проектами, мы анализировали рынок и в итоге остановились на Wrike. Но в этом есть опасность — если вы начинаете пользоваться этой платформой, вы впоследствии не сможете от нее отказаться».

О том, как команде CINEMOOD удалось настроить свои рабочие процессы с помощью Wrike, мы спросили у Дарьи, Михаила и Татьяны.

— Как вы раньше организовывали рабочий процесс в команде?

Дарья: Раньше вся информация по проектам хранилась в таблицах Excel и электронной почте, а задачи назначались в Slack. Нашей команде нужен был инструмент, который бы стал единой экосистемой. Мы пробовали работать в Trello, но с ростом компании нам стало не хватать доступного функционала.

Татьяна: До Wrike мы проводили 2-х часовые встречи два раза в неделю, на которых планировали новые задачи и подводили итоги по завершенным проектам. Это отнимало очень много времени и сил.

— Почему вы пришли к тому, что вам нужно решение для управления проектами?

Дарья: В какой-то момент мы осознали, что многие задачи мы не успеваем реализовывать из-за неправильного распределения ресурсов. Мы стали искать решение, которое смогло бы объединить все наши процессы.

Татьяна: Наша команда очень активно растет и быстро развивается. На этапе выбора платформы была идея отправить отдел маркетинга в Jira, но мы поняли, что переход будет очень сложным. Поскольку я была знакома с Wrike, я посоветовала команде рассмотреть этот инструмент, и в итоге мы остановились на нем.

— Насколько оперативно удалось освоить платформу и эффективно ее использовать?

Дарья: Внедрение любого инструмента — это трудоемкий процесс, так как нужно менять привычки и уйти от стандартных решений ведения проектов. Для того, чтобы обеспечить более плавный переход на новую систему управления проектами, мы воспользовались услугами профессионального консультанта Wrike, который приехал к нам в офис и помог настроить систему под нужды нашей команды и адаптировать процессы.

Их победа

С появлением Wrike стал понятен весь объем задач по проектам и улучшилась прозрачность.

— Как Wrike повлиял на процессы и команду?

Михаил: Мы как стартап используем различные инструменты и подходы, так как находимся на пересечении западного и восточного менеджмента. Сейчас мы экспериментируем с OKR — это новая методика, которая активно внедряется в России несмотря на то, что на ней выросли практически все стартапы в Силиконовой Долине, включая такие компании-гиганты, как Intel и Google. Wrike нам помогает отслеживать прогресс по ключевым результатам и видеть, как растет наш бизнес.

Татьяна: Мы часто приглашаем в проекты внешних пользователей: консультантов, фрилансеров и агентства. C ними очень удобно взаимодействовать в Wrike — они получают доступ к текущим проектам и задачам.

Стало гораздо понятнее, какие процессы мы можем масштабировать и чему стоит уделить особое внимание. У нас также ускорился процесс согласования благодаря возможности увидеть историю сообщений и комментарии. Я в любой момент могу выгрузить отчет и посмотреть, в каком статусе находятся задачи.

Дарья: Один из ключевых процессов, которые мы настроили в Wrike — это документооборот. Внутри формы запроса мы указываем всех сотрудников, которые должны согласовать счет или договор, а также желательные сроки.

Wrike интегрируется с различными инструментами, поэтому не нужно каждый раз переключаться на разные платформы. Например, интеграция с Jira и Confluence позволяет синхронизировать задачи и запросы — это очень помогает нашим разработчикам.

— Как вам помог Wrike в работе над проектами?

Дарья: Год назад мы создали модель портативного кинотеатра в партнерстве с телеканалом Мульт. Продукт был запущен в очень сжатые сроки, всего за полтора месяца. Это стало возможным благодаря правильному планированию. Нам удалось синхронизировать команду, быстро вывести кубик на рынок и порадовать наше сообщество.

Для меня Wrike — это территория, которая помогает понять, что происходит в голове у команды. Когда переключаешься на стратегические задачи, ты не всегда видишь, насколько загружены твои сотрудники. Wrike помогает мне как руководителю, так и идейному вдохновителю понять, на что стоит обратить внимание и как перераспределить ресурсы.

— Три совета о менеджменте, которые вы можете дать компаниям и командам.

Михаил: Во-первых, не ищите ответ на задачу в инструменте. Во-вторых, больше коммуницируйте между собой. Чем больше компания, тем быстрее она превращается в черный ящик — должны быть сквозные инструменты для оперативного обмена информацией. Именно этим стартапы отличаются от больших корпораций. В-третьих, формируйте культуру компании, которая будет транслироваться на всех сотрудников. Договаривайтесь о правилах, ролях и о едином подходе к ведению проектов.

Любимые возможности

Панели задач

Задачи можно сгруппировать по срокам и исполнителям, что дает возможность получить целостную картину по проектам в режиме реального времени.

Диаграмма Ганта

Главное преимущество диаграммы Ганта заключается в том, что она позволяет увидеть весь цикл проекта, а также подтягивает задачи со сроками и вехами.

Формы запросов

<p>Успевайте больше с системой управления проектами Wrike!</p>